Teambuilding-Konzepte für verteilte Teams

APIs, der digitale Klebstoff – damit verbinden wir Komponenten oder Systeme zu einem Ganzen, sind Cloud-aware, flexibel, skalierbar, modular. Durch das Angebot gut dokumentierter Programmierschnittstellen (API) kann unsere Software einen erheblichen Wettbewerbsvorteil für sich verbuchen, wenn Skalierung durch teamfremde (ggf. externe) Entwickler realisierbar ist.

Soweit, so gut. Schaut man hinter die Kulissen auf die Akteure, so haben wir es oft mit „virtuellen Teams“ zu tun. Synonyme gefällig? Gerne: „verteilte Teams“, „Homework“ oder „Telearbeit“. Wenn wir aber eines aus den agilen Werten und Prinzipien gelernt haben, dann sind Kommunikation und Nähe zwischen den Akteuren die Ausgangspunkte erfolgreicher Projekte. Technologien, wie APIs, die eine Verteilung unterstützen, sind generell neutral – aber es kommt darauf an, wie man den damit verbundenen Herausforderungen begegnet. Klar, je weiter entfernt die Menschen von einander arbeiten, sei es aus Sicht der Örtlichkeit, der Zeitzonen, der Kultur, der Sprache – die Kommunikation wird bei verteilten Teams bedeutend schwieriger und ja, die zwischenmenschliche Nähe leidet besonders.

Teambuilding – mehr als nur gemeinsam auf ein Bier

Was ist falsch am gemeinsamen Bier? Vordergründig: Nichts, passt gut und gehört klarerweise dazu! Ich werde selbst nach Jahren immer wieder zu einem gemeinsamen Bier mit ehemaligen Kollegen eingeladen und nutze diese Gelegenheiten sehr gerne :-). Aber mal ehrlich: Worüber spricht man beim gemeinsamen Bier? Den Projektstatus und Co. Wenn’s gut läuft, dann redet man auch über Fußball und/oder über’s Kino, weil man eben neben der gemeinsamen Arbeit auch noch andere Interessen teilt. Auf den zweiten Blick wird aber klar, dass man sich kaum über sich, das Team selbst, unterhält. Vergessen wir nicht: Jedes Team, egal ob co-located oder verteilt auf den ganzen Planeten, macht nach → Bruce Tuckman initial oder nach Teamänderungen mehr oder weniger intensiv die vier Phasen „Forming“, „Storming“, „Norming“ und „Performing“ durch.

Es macht sich bezahlt in diesen Teambuilding-Prozess aktiv einzugreifen und dabei zu helfen, das Team in die nächste Phase zu heben. Eine in meiner Praxis bewährte Methode sind teaminterne Diskussionen, unterstützt z.B. durch Metaplantechniken, in denen sich das Team zu folgenden Fragen austauscht:

• Was erwarte ich – an Prozessen und Rahmenbedingungen?
• Was kann ich einbringen – an Programmiersprachen, Requirements Engineering Techniken, im Test, etc.?
• Wie sollten wir miteinander umgehen – Klärung zu Aspekten wie Fehlerkultur, Offenheit, usw.

Es hilft auch, wenn man den Team’s Vorträge über Konfliktbewusstsein anbietet oder auch in diesem Kontext auf Retrospektiven setzt: Nicht nur prozessual und arbeitstechnisch sich zu fragen, was läuft gut und „was wollen wir verbessern“, sondern auch nochmals einen Blick auf die Metaplan-Antworten und checken, ob das auch noch passt.

Für bewusstes Teambuilding muss man die Teambuilding-Phasen bewusst machen und Aktivitäten setzen, die die Team-Irritationen so gering wie möglich halten.

In einem Projekt vor einiger Zeit hatten wir z.B. immer bei Abstimmung- und Planungsterminen auch die Frage: „Wie geht es uns als Team?“ Ein fortschrittlicher Ansatz, wie gesagt, auch schon vor einiger Zeit gelebte Praxis.

Physical closeness -> Mental closeness

Eine weitere Methode um „Nähe“ zwischen den Teammitgliedern herzustellen, habe ich von Jürgen Apello („How to Improve Team Collaboration with Personal Maps“¹) gelernt: Er empfiehlt verteilten Teams die Erstellung von sogenannten Personal Maps. Jeder erstellt eine Mindmap über sich selbst und thematisiert darin Hobbies, Ausbildung und weiteres Wissenswertes über sich. Im Anschluss stellt jeweils ein Teammitglied ein anderes auf Basis der Personal Map vor. Er adressiert damit eine mentale Nähe zwischen den Teammitgliedern ...

Wir bei SEQIS stehen ebenfalls vor der Herausforderung, dass die einzelnen (organisatorischen) Teams bei jeweils unterschiedlichen Kunden im Einsatz sind – und trotzdem soll und muss der Teamspirit passen und die Zusammenarbeit in den Teams stimmen. Daher haben wir diese Methode bei unserem letzten 4-tägigen Geschäftsjahres-KickOff -Meeting im Selbstversuch ausprobiert. Im Gegensatz zu einer Skype-Session konnten wir das in einem gemeinsamen Meeting-Saal machen. Den konkreten Setup können Sie beiliegender Abbildung entnehmen. Ergebnis: This rocks – und wurde von nahezu allen SEQISANERN im Rahmen des Gesamtfeedbacks zum Treffen thematisiert.

Das war noch nicht alles...

Neben den oben stehenden Empfehlungen nachfolgend noch eine Sammlung zur Verbesserung der Kommunikation und zur Förderung von Nähe bei verteilten Teams und Teammitgliedern, die in meinen Projekten funktioniert haben:

• Definition einer Team Charter (= Teamroadmap, Absicherung, dass alle auf das Richtige fokussiert sind) inkl. Rollen, Verantwortlichkeiten, Ziele und Art-und-Weise, wie gearbeitet wird
• Strenge Kommunikationsstrategie: Besonders wichtig, wenn das Team in unterschiedlichen Zeitzonen beheimatet ist und unterschiedliche Sprachen spricht
• Ordentlicher technischer Support: Videokonferenzen, Instant Messaging, VoIP, ... sind super, wenn sie auch wirklich funktionieren
• Genaue Beobachtung der Individual-Performance: Bei Veränderung des Outputs, geringerer Mitarbeit, etc. kann auch im Hintergrund ein Burnout oder anderes lauern. Denken Sie daran: Sie sehen die Kollegen nicht, nonverbale Kommunikation fällt nahezu flach
• Schaffen Sie Raum für Gemeinsames: Setzen Sie eine Intranet-Teampage auf, verwenden Sie ggf. Webcams
• Vergessen Sie nicht auf Feedback: Ein Kollege hat ins Projekt-Social Network einen interessanten Artikel gepostet? Geben Sie Feedback!
• Belohnen Sie außergewöhnliche Leistungen: Etablieren Sie teaminterne Punkte-/Leistungssysteme und vergessen Sie nicht darauf, dass physische Belohnungen gerne durch Post und Co. rund um den Planeten geliefert werden

... diese Liste ist natürlich nicht abschließend!

Haben Sie weitere Empfehlungen? → Ich freue mich auf Ihre Kommentare!

Quellennachweis:

¹ https://management30.com/product/workouts/how-to-improve-team-collaboration/