Agile Organisation

Bessere Ergebnisse in der Matrixorganisation

von Vinzenz Preiss

Einleitung

Agile Organisation – Bessere Ergebnisse in der Matrixorganisation

Die Organisationsstruktur stellt die grundlegende Ordnung der Hierarchie und der Aufgabenteilung her. Nicht selten treten jedoch organisatorische Konflikte auf. IT Projekte sind häufig in eine Matrixorganisation integriert. Da diese Form ein besonders hohes Konfliktpotenzial in sich birgt ist eine angemessene Steuerung zum Verhindern von Konflikten und Fördern der Produktivität enorm wichtig. Dieser Artikel ist eine Zusammenfassung meiner Bachelorarbeit. Darin stelle ich fest, welche Lösungen speziell durch den Einsatz agiler Hilfsmittel gefunden werden können.

Matrixorganisation: Wozu?

In der Historie entstand die Matrixorganisation aus dem Bedarf nach mehr Flexibilität und schnellen Innovationen. In immer kürzerer Zeit mussten immer komplexere Ziele erreicht werden, um am Markt erfolgreich zu sein. Das war nur durch zielgerichtetes Zusammenarbeiten des gesamten Unternehmens zu erreichen. Die Theorie beschreibt dazu die Querverbindung von funktionalen Abteilungen, um so hierarchische Silos aufzubrechen und neben der bestehenden Gliederung gleichzeitig produkt- oder projektweise Fokussierung zu erzeugen. Der Zusammenschluss von Experten aus allen Bereichen, die ein gemeinsames Ziel verfolgen, fördert den Wissensaustausch im Unternehmen und damit die benötigte Innovationskraft.

Agiles Management in der Matrix

In der Praxis sind IT-Projekte häufig matrixorganisiert. Entweder ist dies eine unbewusste Erscheinung durch die Kooperation mit den Fachbereichen oder diese Form der Gliederung wurde für ein Projekt explizit so gewählt. In jedem Fall stellt die Matrixorganisation hohe Ansprüche an die Steuerung, da neben Vorteilen wie höherer organisatorischer Flexibilität auch ein hohes Konfliktpotenzial zu berücksichtigen ist. Der Einsatz von agilem Projektmanagement erhöht die Komplexität durch weitere organisatorische Ansprüche vermeintlich noch weiter. Stellt man die Eigenschaften einer Matrixorganisation mit denen agiler Methoden gegenüber, kann man jedoch erkennen, dass die Kombination der beiden Konzepte sehr sinnvoll eingesetzt werden kann.

Agile Methoden ersetzen die Vorgehensweise traditionellen Projektmanagements, bei dem bereits zu Beginn ein vollständiger Plan der umzusetzenden Inhalte vorliegt, durch ein iteratives, inkrementelles Vorgehen. Nach jeder Iteration wird von Product Owner und Team neu bewertet, welche Inhalte aktuell Wert schöpfen und daher priorisiert umzusetzen sind. Dadurch werden hierarchische Befehlsstrukturen unterbunden. Gleiches wird auch in der Matrixorganisation gefordert, deren Fokus ja eine Stärkung der Innovationskraft zum erreichen individueller Ziele ist. Anstelle von Top-Down-Vorgaben wird ein Handlungsspielraum etabliert, in dem aus Kreativität und Eigenverantwortung Innovation entstehen kann.

Eine weitere Parallele, die den Einsatz agiler Methoden in Matrixorganisationen sinnvoll erscheinen lässt, ist der Fokus auf Kollaboration. In einer Organisation müssen mehr oder weniger formale Regelungen zur Abgrenzung von Kompetenzen festgelegt sein. Dies ist vor allem in der Matrixorganisation wichtig, wo durch Übereinanderlegen von Unternehmensbereichen Verwirrung entstehen kann. Gleichzeitig garantieren aber formale Strukturen alleine weder dass Konflikte verhindert werden noch, dass gemeinsame Ergebnisse verwirklicht werden. Dazu muss auf den menschlichen Faktor und dessen individuelles Verhalten in der Wertschöpfung Rücksicht genommen werden. Wissensaustausch und Kollaboration sind Eigenschaften, die in der Matrixform durch das querverbinden unterschiedlicher Unternehmensbereiche groß geschrieben werden. Die Anwendung agiler Ansätze kann diese Eigenschaften durch das Formen selbstorganisierter, cross funktionaler Teams intensivieren, wodurch sich entscheidende Vorteile ergeben.

Letztlich zeigt auch die Anforderung an den Führungsstil, dass agiles Projektmanagement in einer Matrixorganisation sinnvoll einsetzbar ist. Als Manager in einer Matrixorganisation ist es erforderlich, Eigenverantwortung, Teamorientierung  und Offenheit zu fördern. Dies wird allgemein als partizipativer Führungsstil zusammengefasst. Darüber hinaus ist Fehlerkultur ein wichtiger Bestandteil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Auch in agilen Projekten ist das Delegieren von Verantwortung wichtig, im Beispiel Scrum sogar systeminhärent verankert. Das Führen von Matrixorganisationen und auch von agilen Projekten bedeutet, mehr Fokus auf die Vorgabe der übergeordneten Richtung zu legen. Inhaltliche Verantwortung wird an selbstorganisierte Teams abgegeben. Die Führung agiert über diesen Teams eher rahmengebend und unterstützend, damit sich Mitarbeiter in Teams ungestört entfalten können und so eine Lösung mit echtem Mehrwert schaffen können.

Organisatorische Konflikte sind eine Gefahr

Praktisch betrachtet bedeutet Matrixorganisation, dass Mitarbeiter gleichzeitig mehrere Aufgaben- und Verantwortungsbereiche haben und somit gleichzeitig mehreren Vorgesetzten unterstehen. Wird diese mehrfache Ressourcen-Nutzung nicht optimal gesteuert, kommt es zu Konflikten, die letztlich zu verringerter Performance und dadurch im Extremfall zum Scheitern eines Vorhabens führen. Konflikte, die häufig in einer Matrixorganisation auftreten sind:

  • Widersprechende Entscheidungen und Konkurrenzverhalten der Vorgesetzten: Fehlende Einigung über die Ressourcenteilung wird in Form von Druck durch stets neue Weisungen auf dem Rücken der Mitarbeiter ausgetragen. Das führt zu Unklarheit und Demotivation.
  • Aufwendige Entscheidungsfindung: Das Treffen von Entscheidungen wird durch fehlende Informationen, fehlende Befugnis oder uneingespielte Führungspersonen verkompliziert. Fehlende Entscheidungen verzögern oder führen zu falscher Orientierung auf ein Ziel.
  • Unklarheit über Zuständigkeit und Verantwortung: Unklarheit bei den Mitarbeitern ist die Folge fehlender Einigkeit der Führungskräfte. Dadurch besteht wiederum die Gefahr, dass die Orientierung auf ein bestimmtes Ziel verloren geht und nur mehr vor sich hingearbeitet wird. Außerdem bleiben individuelle Stärken von Mitarbeitern ungenutzt, wodurch Produktivität und Qualität auf der Strecke bleiben.

Mehr Performance durch agile Hilfsmittel

Im Zuge der Evaluierung, inwiefern agiles Vorgehen in Matrixorganisationen eingesetzt werden kann, habe ich mehrere Experten mit jahrelanger Erfahrung in der Branche befragt. Sie gaben Tipps, wie der Einsatz agiler Hilfsmittel organisatorische Konflikte verringern kann.

  • Visualisierung von Arbeit ist ein vermeintlich simples, gleichzeitig jedoch wichtiges Werkzeug, das in vielen agilen Ansätzen einen zentralen Stellenwert hat. Das Sichtbarmachen in Form von beispielsweise Task-Boards löst zwar direkt keine Probleme, macht aber betroffen und klar und ermöglicht rasches Handeln. Unabgestimmte Tätigkeiten können so deutlich einfacher identifiziert werden, wodurch schnell wieder Fokus auf die tatsächlichen Prioritäten gelegt werden kann. Gleichzeitig verringert Visualisierung den Kommunikationsbedarf, da Betroffene schnellen Zugriff auf leichtverständliche Informationen haben.
  • Die befragten Experten sind sich einig, dass eine eindeutige Reihung der zu erledigenden Aufgaben herrschen muss. Teams und Mitarbeiter müssen wissen, was aktuell zu tun ist, um stets den Fokus auf das Wesentliche zu behalten und vor allem um ressourcenintensives Task Switching zu vermeiden. Der in einer Matrixorganisation häufig auftretende Konflikt unabgestimmter Weisungen kann durch ein priorisiertes Backlog und Work-in-Progress-Limits vom Team ferngehalten werden. Dadurch wird die Entscheidung über Prioritäten zwar nicht getroffen sondern nur verlagert, jedoch können die Mitarbeiter so ungestört arbeiten und es entstehen weniger Reibungsverluste in der direkten Wertschöpfung.
  • Um echten Wert zu generieren ist Timeboxing ein unvermeidbares Werkzeug. Die zeitliche und auch inhaltliche Fixierung einer Aufgabe hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Auch hilft das fixe Abschließen einer Aufgabe, häufiger Feedback einzuholen, um so die Richtung zum Ziel beizubehalten. Die in Matrixorganisationen auftretende Unklarheit kann somit zumindest über die Dauer der Timebox beseitigt werden. Ungestörtes Arbeiten an einem klaren Etappenziele fördert wiederum Produktivität und Qualität.

Fazit

Zusammenfassend kann man sagen, dass der Einsatz agiler Methoden in einer Matrixorganisation durchaus sinnvoll ist. Organisatorische Konflikte können durch spezifische agile Tools bekämpft werden. Selbstverständlich hängt der Erfolg letztlich aber an der Fähigkeit, vorgefertigte Konzepte wie Scrum oder eine Matrix-Projektorganisation individuell anzuwenden und an die Gegebenheiten anzupassen.

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SEQIS Autor Vinzenz Preiss

Vinzenz Preiss

Consultant
IT Analyse, Software Test

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