Agile Planung

SEQIS „10 things“-Expertentreff #2/2015

von Alexander Weichselberger

Wieder einmal konnten wir aus den Vollen des Erfahrungsschatzes unserer Experten schöpfen. Projektmanagement-Profi, Agile Coach und Mitglied der SEQIS Geschäftsleitung Mag. Alexander Weichselberger verriet beim zweiten SEQIS „10 things“ Expertentreff 2015 seine innovativen 10 Tipps und Tricks zur effizienten agilen Planung.

Wer kennt das nicht? Ein enger Zeitplan, ein stark begrenztes Budget, keine zusätzlichen personellen Ressourcen – nicht nur in IT Projekten sind die Vorgaben der Auftraggeber meist eng gesteckt. Hinkt das Team dann auch noch dem Plansoll hinterher, kommen schnell Stress und Druck in das Projekt. Diese Situation trägt nicht gerade zur Steigerung der Motivation und Leistungsbereitschaft des Teams bei. Doch wie kann das Projekt dennoch erfolgreich zu Ende gebracht und gleichzeitig das Commitment der Projektmitglieder hoch gehalten werden? Alexander Weichselberger hat während seiner jahrelangen Praxis in (agilen) Projekten eigene Vorgehensweisen zur Erfolgssteigerung in IT-Projekten entwickelt:

Tipp 1: Alarmglocken bei Anordnung von Überstunden und Urlaubsverzicht

First Things First

Eine häufige Reaktion von Vorgesetzen bei Delays im Zeitplan ist die Anordnung von Überstunden und Urlaubsverzicht. Alexander Weichselberger rät von diesen Maßnahmen jedoch ab: „Zusätzlicher Druck reduziert die Motivation der Mitarbeiter nur noch mehr. Demotivation, Fluktuation und Organisationsoverhead verbrauchen zumeist das gewonnene ,Mehr’ an Zeit. Besser ist es, zu überprüfen, ob die Projektmitglieder auch zu 100% im Projekt verfügbar sind – und nicht etwa durch andere Engagements abgezogen werden. Werden einzelne Teammitglieder in mehreren Projekten gleichzeitig eingesetzt, sollte dies in den heißen Phasen vermieden werden.“

Tipp 2: Investieren Sie in bewusstes Teambuilding

Bei Disharmonien im Projektteam stellt der Wechsel von einzelnen Mitgliedern in andere Teams auf den ersten Blick eine geeignete Lösung dar, um die Produktivität wieder anzuheben. Bei genauerem Hinsehen zeigt sich jedoch, dass gerade diese Umstrukturierungen zu gewaltigen Problemen und weiteren Verzögerungen führen können. Denn sobald ein neues Mitglied in ein Team geworfen wird, bröckeln die bereits bestehenden Strukturen und es folgt ein neuerlicher Teamfindungsprozess, der nicht von heute auf morgen abgeschlossen ist. Der Rat des Experten: Bewusstes Teambuilding von Anfang an stärkt den Zusammenhalt und klärt offene Konflikte sofort.

Tipp 3: Nutzen Sie den agilen Bauchladen – und schützen Sie ihn

Ein agil unerprobtes Management wird in Stresssituationen versuchen, Mechanismen „traditionell“ auszuhebeln und zu übersteuern. Doch dieses Vorgehen ist selten zielführend. In diesen Situationen sollte der agile Werkzeugkasten bewusst eingesetzt und geschützt werden.

Tipp 4: Setzen Sie aktiv Prioritäten

Ganz nach dem Motto „first things first“ werden alle Aktivitäten vernünftig priorisiert und anhand dieser Reihenfolge umgesetzt. Dabei kann ein „Work-In-Progress“-Limit, also eine Begrenzung der Anzahl an Arbeitspaketen, die gleichzeitig bearbeitet werden, definiert werden. Dies erhöht die Vorhersagbarkeit und hilft bei der Etablierung einer Balance zwischen Nachfrage und Durchsatz.

Tipp 5: Reduzieren Sie richtig

Pareto-Prinzip

„Mit 20 Prozent des Aufwands 80 Prozent des Ergebnisses erzielen? Ja, das funktioniert. Man muss nur richtig reduzieren. Timeboxed, risikobasiertes Arbeiten und Durchstich-Strategie sind dabei die Schlagworte. Die jeweils weggelassenen Aktivitäten müssen aber selbstverständlich mit den Teams abgestimmt werden; achten Sie unbedingt darauf, dass Overengineering in den Teams vermieden wird“, so Weichselberger über seine Strategie zur Aufwandsreduzierung.

 

Tipp 6: Übergeben Sie Aufgaben samt notwendiger Kompetenzen an die Teams

Ein Projektteam darf in seiner Tätigkeit nicht übermäßig eingeschränkt werden. Lösungen sollten vom Projektleiter, Product Owner, etc. nicht nach den eigenen Vorstellungen vorgegeben oder aufgezwungen werden. Besser ist es, die Kompetenzen und Fähigkeiten des Teams zu erkennen und auf diese zu vertrauen.

Tipp 7: Messen Sie!

Der Einsatz von geeigneten Messinstrumenten während des Projektfortschritts ist unerlässlich. Beispielsweise können Epics, User Stories, Tasks und Defects zur Messung herangezogen werden. Im Rahmen der Bearbeitung von User Stories kann etwa innerhalb der Sprints eine bestimmte Punkteanzahl pro Story vergeben werden. Anhand dieser Zahlen kann anschließend zwischen den Sprints verglichen werden. Aber Achtung: Einzelne Teams dürfen dabei nie untereinander, sondern ausschließlich innerhalb des Teams verglichen werden. „Stellen Sie sich bitte auch immer die Frage, ob durch die Messung (= Beobachtung) nicht das Verhalten des Teams beeinflusst wird“, so Weichselberger im Detail.

Tipp 8: Stützen Sie Ihre Planungen und Entscheidungen durch Forecasts

Die Zukunft voraus sehen zu können – wer wünscht sich das nicht? Leider ist uns diese Gabe noch nicht gegeben. Modellbasierte und durch Messungen fundierte Forecasts helfen jedoch bei der Vorausschau. Freie Kapazitäten und bottlenecks entlang der Wertschöpfungskette werden aufgezeigt und erleichtern die weitere Planung bzw. Optimierung der Arbeiten.

Tipp 9: Simulieren Sie Änderungen – bevor Sie sie live setzen

Mittels geeigneter Simulationstools (z.B. r-Statistikprogramm, Monte-Carlo-Simulationstools) können verschiedene Szenarien schon vor der Livesetzung simuliert und die Reaktion darauf erprobt werden. „Jeder Change sollte auf nachvollziehbaren Modellen basieren“, empfiehlt Weichselberger. „Damit werden planerische Hirngespinste, genährt durch Wunschdenken, vermieden.“

Tipp 10: Feedback und Verbesserungsvorschläge – Setzen Sie besser auf nachgewiesene Kritiker

Ehrliches, konstruktives Feedback ist Gold wert. Das dürfte allgemein bekannt sein. Doch um wirklich verwertbares Feedback für die eigene Arbeit einzuholen reicht es nicht, den netten Kollegen oder den besten Freund zu fragen. Die schärfsten Kritiker liefern meist das ehrlichste Feedback und die besten Verbesserungsvorschläge. Mit diesen Tipps kann in der agilen Planung nun nichts mehr schief gehen!

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SEQIS Autor Alexander Weichselberger

Alexander Weichselberger

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