Agiles & Hybrides Projektmanagement

Hybrides Projektmanagement ist im Grunde eine Brücke, die die Stärken von traditionellen und agilen Projektmanagement verbindet und vermischt. Hiermit wird am ehesten beschrieben, wie die Realität wirklich funktioniert, denn die Welt ist komplex, wechselhaft und bunt. Doch was bedeutet das eigentlich? Was ist dieses hybride Projektmanagement?

Um ein besseres Verständnis zu entwickeln, stellen wir beide Ansätze in diesem Artikel gegenüber und sehen uns dann die jeweiligen Vor- und Nachteile an. Denn jedes Projekt hat seine eigenen Anforderungen und abhängig davon kann der eine oder auch der andere Ansatz sinnvoller sein. Also auf in die Definitionen!

Zunächst einmal die Definition von „Projektmanagement“ selbst: Darunter versteht man das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten. Grundsätzlich wird es unterteilt in Projektdefinition, Projektdurchführung und Projektabschluss. Projekte wiederum sind zeitlich begrenzte, innovative und risikobehaftetes Vorhaben zum Erreichen von vorab definierten Zielen.

Traditionelles Projektmanagement 

Im traditionellen Projektmanagement (PM) wird zu Beginn eines Projektes ein klarer und strenger Plan festgelegt, in dem bereits Zeit, Kosten und die gewünschten Ergebnisse beziehungsweise Leistung möglichst exakt definiert werden. Bereits in der Planung am Anfang des Projektes werden die Qualität, Nutzen, Kosten, Termine und verfügbaren Ressourcen berücksichtigt und eingeplant. Dies gilt vor allem beim „Klassiker“ des traditionellen Projektmanagements dem Wasserfallmodell, in der jede Phase (siehe Abbildung 1 - Wasserfallmodell) Schritt für Schritt abgearbeitet wird und erst, wenn eine Phase abgeschlossen ist, die Nächste folgt. Für jede Phase wird im Vorhinein definiert, was darin erreicht werden soll und jede Phase endet mit einem Meilenstein beziehungsweise einem Zwischenergebnis. Zudem hat jede dieser Phasen einen festen Start- und Endtermin, wodurch man eine hohe Planungssicherheit erreicht – beziehungsweise zu erreichen erhofft.

^{Abbildung 1: Wasserfallmodell (Quelle: SEQIS GmbH)}

Agiles Projektmanagement 

Das agile Projektmanagement basiert auf dem 2001 veröffentlichten Agilen Manifest, welches folgende vier Kernaussagen umfasst:

^{Abbildung 2: Die 4 Leitsätze des Agilen Manifests (Quelle: SEQIS GmbH)}

Es geht es im Gegensatz zu den linearen Methoden des traditionellen Projektmanagements um eine iterative Entwicklung, bei der Wert auf Kommunikation, Feedback, Flexibilität für Änderungen und Endergebnisse gelegt wird. „Iterativ“ (vom Lateinischen iterāre „wiederholen“) hierbei ist das schrittweise Nähern an die Lösung, welches mit Sprints (siehe Abbildung 3 - Sprint Planning) bewerkstelligt wird. 

^{Abbildung 3: (Quelle: https://www.projektmagazin.de/methoden/sprint-planning)}

Statt von Anfang bis Ende alle Arbeitsschritte genau durchzuplanen wie im Wasserfallmodell, wird ein priorisiertes Backlog erstellt, welches mit allen bekannten Produktwünschen und/oder Aufgaben für das Projekt befüllt wird. Dieses Backlog kann jederzeit nach Bedarf angepasst werden. Durch das frühzeitige Einbinden von Stakeholdern, kurzer Planungs- und Umsetzungsphasen sowie ein kontinuierliches Neupriorisieren der zu erledigenden Aufgaben, können Abweichungen früh erkannt und mögliche Fehler schneller korrigiert werden.

Der erste Schritt für ein agiles Projektmanagement ist in den meisten Fällen ein Scrum-Board (siehe Abbildung 4 - Scrum-Board) einzurichten, welches physisch oder digital dargestellt werden kann.

^{Abbildung 4: Scrum-Board (Quelle: SEQIS GmbH)}

Im nächsten Schritt werden alle Aufgaben im Backlog priorisiert und in eine Reihenfolge gebracht. Im „Refinement Meeting“ werden diese Tickets dann nacheinander mit dem gesamten Team durchgegangen und jedes einzelne besprochen. Was ist zum Erreichen der Aufgabe nötig? Welche Abhängigkeiten gibt es? Ist allen klar, was mit dieser Aufgabe gemeint ist? Ziel dieses Meetings ist, alle offenen Fragen und bestehende Blocker gemeinsam zu klären, damit sie im nächsten Sprint bearbeitet werden können.

Im „Sprint-Planning“ entscheidet das Team dann, welche Aufgaben im aktuellen Sprint geholt werden und bewegt diese vom Backlog in die Spalte „Open“. Im „Daily“, welches täglich zur selben Zeit stattfinden sollte und am besten stehend („StandUp“), werden die Aufgaben gemäß ihren aktuellen Status in den Spalten verschoben. Dadurch sind alle Teammitglieder stets im Bilde, welche Aufgabe bereits erledigt wurden und wie der Stand der anderen Aufgaben ist. Die Fragen, die jedes Teammitglied im Daily beantworten sollte, sind folgende:

• Welche Aufgaben habe ich seit dem letzten Daily erledigt?
• Welche Aufgaben werden mich voraussichtlich bis zum nächsten Daily beschäftigen?
• Wo habe ich Probleme und brauche gegebenenfalls Hilfe?

Am Ende des Sprints wird ein „Sprintreview“ und/ oder ein „Retrospektive-Meeting“ durchgeführt. Im Sprintreview werden die erreichten Ergebnisse innerhalb des Sprints präsentiert und im Retrospektive-Meeting wird der Sprint Revue passieren gelassen: Was lief gut, was hätte besser sein können? Was wollen wir ab sofort anders machen?

Hybrides Projektmanagement

Hybrides Projektmanagement schafft eine Brücke zwischen den Ansätzen des traditionellen Projektmanagements und dem agilen Projektmanagement. Es beschreibt die Kombination aus unterschiedlichen Projektmanagement-Methoden, die jeweils zum jeweiligen Projekt passen und zum Erfolg des Projektes beitragen.

Der Begriff „Hybrides Projektmanagement“ wurde erstmal 2017 von Holger Timinger erwähnt, der Projektmanagement-Methoden beschrieb, die individuell zur Aufgabe passen. Ziel ist, die Vorteile beider Ansätze zu nutzen, um das bestmögliche Ergebnis zu erreichen.

Traditionell - Agil - Hybrid

Im klassischen Projektmanagement gehört es, aufgrund der aufwendigen Planung im Vorhinein, zu den Schwierigkeiten, dass es nicht einfach ist, im Laufe des Projektes Änderungen vorzunehmen. Dadurch kann man auf (unerwartete) Änderungen nicht richtig oder nur schlecht reagieren. Gerade heutzutage ändern sich Anforderungen allerdings schnell und laufend, was das traditionelle Projektmanagement problematisch machen kann. Viele Unternehmen setzen aber weiterhin gerne auf die bekannten klassischen Methoden. Ortsunabhängiges Arbeiten, beispielsweise im Home-Office, oder flexible Arbeitszeiten von Mitarbeitern sind mittlerweile weit verbreitet und Mitarbeiter erhalten mehr und mehr Eigenverantwortung in der Erledigung ihrer Aufgaben. Klassische Methoden reichen dafür häufig nicht mehr aus. Dennoch kann das traditionelle Projektmanagement einige Vorteile bieten: Eine hohe Planungssicherheit und klare Zieldefinitionen, mit denen man den Fortschritt des Projektes leicht messen kann.

Agiles Projektmanagement ist im Vergleich deutlich flexibler und kann leichter auf Änderungen reagieren, wodurch es anpassungsfähig bleibt. Es basiert auf der Erwartung, dass nach jedem Sprint ein potenziell nutzbares (Zwischen-)Produkt ausgeliefert werden kann. Durch das frühzeitige Einbinden von Kunden, kurzer Planungs- und Umsetzungsphasen als auch ein kontinuierliches Neupriorisieren der Aufgaben werden Abweichungen vom Ziel schneller und leichter erkannt und können entsprechend frühzeitig korrigiert werden.

Sowohl traditionelle als auch agile Ansätze haben ihre eigenen Vorzüge. Gibt es im Projekt häufig ändernde Anforderungen, wenig Zeit für Planungen und viele unbekannte Faktoren, die das Projekt komplex machen, überwiegen die Vorteile der agilen Methoden. Sind Anforderungen, Ressourcen und Zeit jedoch bekannt und ausreichend definiert – und somit plan- und steuerbar – sind klassische Methoden oft die bessere Wahl.

Das hybride Projektmanagement orientiert sich an einer sinnvollen Kombination verschiedenster Methoden, die eine individuelle und passgenaue Lösung für das Projekt bietet. Man nimmt sich, was passt und lässt liegen, was nicht passt. Der Fokus liegt dabei darauf, Prozesse zu optimieren, eine gewisse Flexibilität zu behalten, um auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können und langfristig eine effiziente Arbeitsweise zu fördern, um Kundenbedürfnissen gerecht zu werden. Aber grundsätzlich gilt: Gesunder Menschen- und Hausverstand sowie genügend Erfahrung in der Anwendung der Methoden ist wichtiger als das stumpfe Anwenden einer Methode. 

Jedes Projekt ist anders und hat andere Voraussetzungen. Und aus diesem Grund gibt es kein „one size fits all“, also nicht die eine Methode, die immer am Besten passt. 

Was bedeutet das genau? Wie kann ein hybrides Projektmanagement aussehen?

Praktische Beispiele

^{Abbildung 5: Wasserfall mit Scrum (Quelle: SEQIS GmbH)}

Wichtig anzumerken ist, dass beim hybriden Projektmanagement nicht zwischen agil und traditionell unterschieden werden sollte. Die Kombination von Methoden wird individuell passend für das jeweilige Projekt zusammengestellt.

So kann man beispielsweise die Wasserfallmethode mit ihren vordefinierten Projektphasen als Basis heranziehen, während mit Scrum in der Phase für den Entwurf oder die Entwurfsimplementierung mithilfe von Sprints und Feedback aus den Sprints ein (idealerweise) funktionsfähiges Zwischenprodukt erzeugt wird. Dadurch kann eine große Schwäche von der Wasserfallmethode vermieden werden: Die Erstellung des Entwurfs erfolgt mit Einbeziehen von eventuellen Änderungswünschen oder notwendigen Änderungen, sodass in der Phase der Implementierung bereits ein mit Stakeholdern abgestimmter Entwurf umgesetzt werden kann. 

Ein anderes Beispiel wäre „ScrumBan“ – ein Kunstwort und eine Mischung aus Scrum und Kanban. Verwendet wird hierfür ein Kanban Board, bei dem Ablauf und Verteilung wie im Scrum genutzt werden. Durch ScrumBan Boards erhält man durch Visualisierung einen ausgezeichneten Überblick über den Workflow Prozess – damit ist sichtbar, wie viele Objekte im Team zurzeit bearbeitet werden, als auch die Anzahl der bereits abgeschlossenen Objekte. Beides soll Verantwortungsbewusstsein, Kommunikation sowie Leistungsergebnisse steigern. Zudem fordert ScrumBan keine standardisierten Stories oder einzelne Backlog-Eigentümer, sondern fordert vom Team lediglich, sicherzustellen, dass der Backlog für alle transparent und nachvollziehbar bleibt.

ScrumBan wurde ursprünglich eingeführt, da es vielen Teams schwerfiel, auf agile Methoden umzustellen. Die Umstellung erfordert nämlich oft auch einen Bewusstseinswandel, der verinnerlicht werden muss. Im Gegensatz zu Scrum ist ScrumBan ein einfacherer Ansatz, der Unternehmen ermöglicht, ihre Arbeit in gewohnter Art und Weise fortzusetzen und gleichzeitig bewährte agile Praktiken kennenzulernen und zu implementieren. 

Die zwei genannten Beispiele sind nur ein Bruchteil der möglichen Kombinationsmöglichkeit von Methoden. Wie man hybrides Projektmanagement umsetzt, kommt immer darauf an, welche Erfahrung, das Team mit agilen Methoden hat und welche Voraussetzung im Projekt gegeben sind. Hauptfokus sollte jedenfalls immer sein, flexibler und reaktiver zu werden und am Ende des Projekts höhere Qualität mit höherer Bearbeitungsgeschwindigkeit und miniminierter Verschwendung von Ressourcen zu erhalten.