Business Analyse – Macht und Ohnmacht

„Ihr habt die Macht“ – so verspricht es uns das Business-Analyse-Camp 2017. In unserem Beitrag zur Blogparade des BA-Camps greifen wir diese Aussage auf und untersuchen, wie mächtig wir Business Analysten tatsächlich sind – und was es bedarf, dass unsere Ideen und Konzepte auch realisiert werden.

Business Analysten sind mächtig!

Business Analysten können die Welt verändern – oder zumindest ein Unternehmen. Durch Neugestaltung von Prozessen, Neuausrichtung der Strategie initiieren Business Analysten einen tiefgreifenden Wandel in einer Organisation. Alles ist möglich!

Business Analysten sind machtlos!

Business Analysten können keine einzige Anordnung treffen. Die besten Ideen verpuffen ungenutzt, wenn sich nicht eine entscheidungsbefugte Stelle in der Organisation findet, die die Umsetzung der Vorschläge anordnet. Ohne Unterstützung der Hierarchie geht sowieso nichts. Und selbst wenn diese da ist, nutzt sie nur wenig, wenn die Ideen keinen Anklang an der Basis finden. Business Analysten vermögen eigentlich von sich aus gar nichts!

Mächtig ohne formale Macht

Mächtig und machtlos? Ein Widerspruch – und doch ist beides richtig. Wenn der Business Analyst seine Ideen umsetzen will, muss er geschickt sein – und er muss Verbündete finden. Nicht jeder in einer Organisation ist restlos begeistert von den Veränderungen, die die Business Analyse bewirken kann. Es gibt unzählige Bedingungen, die die Durchsetzung der Ideen und Konzepte unterstützen. Die folgenden drei erscheinen besonders wichtig:

• Gutes Lösungskonzept
• Akzeptanz durch die Betroffenen
• Dicke Haut und langer Atem

1. Gutes Lösungskonzept

Es klingt trivial und selbstverständlich. Und doch, es ist die Conditio-sine-qua-non. Eine Lösung, die nichts taugt, wird sich auf mittlere Sicht nicht durchsetzen – zumindest nicht in aller Regel. Aber wann ist eine Idee gut?

Zwei Komponenten sind hier zu nennen:

• Kenntnis der Fakten: Tiefgreifende Kenntnis des Fachgebietes und seiner Gesetzmäßigkeiten sind essenziell für die Qualität einer Lösung. Der Business Analyst muss Experte in dem zu analysierenden Fachgebiet sein. Wenn er das durch seine vorangegangene Tätigkeit nicht sowieso ist, dann muss er das Wissen im Zuge seiner Arbeit aufbauen. Es ist mühsam, sich all die Fakten und Details eines Fachgebietes anzueignen – und doch es ist unentbehrlich, wenn man eine tragfähige Lösung erarbeiten will.
• Innovation: Die Lösung muss innovativ sein – zumindest bis zu einem gewissen Grad. Ein neues Konzept, das doch nur eine Behübschung der bestehenden Lösung ist, hat nicht viele Chancen. „Wenn ich die Leute gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt: Schnellere Pferde“ – so wird Henry Ford zitiert. „Schnellere Pferde“ – im übertragenen Sinn – das ist es auch, was viele Stakeholder von der Business Analyse erwarten. Eine Optimierung der bestehenden Organisation, die Beseitigung mancher bekannter Mängel – das ist häufig das Ergebnis einer Anforderungserhebung. Es liegt an der Arbeit des Business Analysten, darüber hinaus zu gehen.

2. Akzeptanz durch die Betroffenen

Business Analysten haben nicht nur Freunde. Nicht alle sind von Veränderungen begeistert. Es muss ja nicht gleich der Arbeitsplatz gefährdet sein. Aber immer gibt es Menschen, deren Selbstwert und Anerkennung mit der bestehenden Lösung verknüpft sind. Sie haben sich ihren Ruf als Experten aufgebaut, sind viel gefragte Ratgeber. Und all das scheint nun ins Wanken zu kommen.

Es hat natürlich viel mit Punkt 1 zu tun. Eine gute, innovative Lösung ist die Basis. Und doch – das ist nicht alles. Auch das beste Konzept ist wertlos, wenn es nicht akzeptiert wird.  Eine Lösung, die der Organisation „aufs Auge gedrückt“ wird – und sei sie noch so gut – trägt den Keim des Scheiterns bereits in sich.

Es ist ein Paradoxon: Auf der einen Seite ist der Innovationsgrad einer Lösung ein Qualitätsmerkmal. Auf der anderen Seite gilt aber auch:  Je innovativer eine Lösung ist, desto höher ist die Gefahr der Ablehnung. Diesen Widerspruch gilt es aufzulösen. Dafür bedarf es Fingerspitzengefühl und Empathie auf Seiten des Business Analysten. Dabei kommt es auf viele Kleinigkeiten an.

Die Betroffenen dürfen sich nicht von den Veränderungen überfahren fühlen. Ständige Abstimmung und Information ist ein Schlüssel zum Erfolg. Auch eine sehr innovative Lösung muss einen gewissen Wiedererkennungswert haben. Dieser kann z. B. durch Verwendung von vertrauten Begriffen erreicht werden. Auch wenn Ihnen ein Begriff nicht gefällt, wenn er vielleicht sogar falsch ist – wenn Sie merken, dass ein Stakeholder daran hängt, verwenden Sie ihn doch in ihrem Konzept. Sie schaffen dadurch Vertrauen, das Sie nutzen können, um ihre eigentliche – innovative – Idee zur Umsetzung zu bringen.

Und wenn Sie es schaffen, dass ein wichtiger Stakeholder Ihre Idee als seine eigene betrachtet, dann haben Sie es sowieso schon geschafft. Dann wird dieser Stakeholder Ihr Konzept als „sein Baby“ betrachten – und Sie haben einen Verbündeten gewonnen. Es mag zwar nicht so gut für das Ego des Business Analysten sein – aber es dient der Sache, und es ist somit auch in Ihrem Interesse.

3. Dicke Haut und langer Atem

Wenn jetzt eine gute Lösung entwickelt wurde, die Beteiligten im Boot sind – so sind wir doch nicht vor Kritik gefeit. Vor allem dann nicht, wenn Probleme auftauchen. Und die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass das passieren wird.

Die alte Organisation, das existierende System mag veraltet sein, sie mag auch ihre Schwächen haben. Aber sie funktioniert. „Never change a running system“ – so lautet ein alter IT-Spruch, der auch auf Nicht-IT-Systeme anwendbar ist.

Und jetzt kommen Sie mit Ihrer neuen Lösung – mit all‘ ihren Anlaufschwierigkeiten. Oft mag die Lage aussichtslos erscheinen. Da wird auch Kritik nicht ausbleiben. Mancher hat’s „schon immer gewusst“. Jetzt ist die Geduld des Business Analysten gefragt – sowie dicke Haut und langer Atem.

In dieser Situation zeigt es sich auch, wie gut die Hausaufgaben aus Punkt 1 erfüllt wurden. Wenn der Business Analyst das Fachgebiet wirklich gut kennt, wenn er ausreichend Faktenwissen aufgebaut hat, dann kann er auch Argumenten gut begegnen, die in etwa besagen, etwas müsse genau so sein, wie es immer schon gemacht wurde.

Wenn die Punkte 1 und 2 berücksichtigt wurden, dann sind die Chancen groß, dass auch schwierige Phasen erfolgreich überstanden werden. Das Licht am Ende des Tunnels wird bald sichtbar sein. Und am Ende ist die Welt tatsächlich verändert – der Business Analyst hat seine Macht gezeigt.