Business Case erstellen

Ein paar (weitere) Überlegungen

Das Schema eines Business Case nach DSDM setzt sich im Wesentlichen aus folgenden Punkten zusammen, hier visualisiert anhand eines Projekt-Bluesheets von  viableprojects:

Anmerkungen und Ausfüllhilfen stehen in den jeweiligen „tiles“ des Bluesheets-Templates. Bei der Erstellung eines Business Case sollte zusätzlich folgendes sichergestellt werden:

• Der Business Case ist kein Selbstzweck, sondern unterstützt bei der Entscheidungsfindung; Inhalte und Darstellungen, die für Entscheider nicht (be)greifbar sind, müssen übersetzt und erklärbar gemacht werden. Ist das nicht möglich, so sind diese Aspekte im Business Case nicht relevant und sollten ausgespart werden.
• Machen Sie klar, was Sie nicht machen – das Basispattern „Maximieren, was man nicht macht“ ist auch hier wesentlich. Damit kann bereit in früher Phase - noch auf einer sehr groben Ebene - das „Won’t“ aus MoSCoW klar gemacht und Erwartungshaltungen geschärft werden. Dargestellt z.B. im Punkt „(7) Umfang“ oder als eigene „Nicht-Ziele/Nicht-Ergebnisse“.
• Das hier gezeigte und vorgeschlagene Schema hilft als Ausgangsbasis für Ihren Business Case. Hinterfragen Sie den Vorschlag, machen Sie individuelle Anpassungen, weichen Sie von diesem Template ab! Es geht um Ihre Argumentation und muss zu Ihrem Projekt und -umfeld passen. Ein Schema bzw. Modell ist ja niemals die gesamte, relevante Realität.
• „Wahrheit hat eine Funktion über die Zeit“ – bestimmte Entscheidungen und Aspekte in Ihrem Business Case werden sich auch erst im Laufe des Projekts konkretisieren. Sind diese Entscheidungen für den Business Case relevant, aktualisieren Sie bitte Ihr Bluesheet. Damit bleibt der Business Case nicht nur up-to-date, grobe Unstimmigkeiten werden mit Blick auf das Gesamtbild rasch klar und können behoben werden.
• Das Artefakt Business Case muss jederzeit transparent sein und sollte bei relevanten (Zwischen)Berichten besprochen werden. Dann stellen Sie sicher, dass der jeweilige Status allen bekannt ist und auch alle aktiven Projektmitglieder proaktiv den Business Case in ihrer Arbeit reflektieren.
• Nutzen Sie „von-bis“ Bandbreiten! Bei allen Angaben zu Durchlaufzeiten, Personalaufwand, Investitionen (Operational und Capital Expenditures), usw. sind Mittelwerte eigentlich immer falsch. Setzen Sie auf Konfidenzintervalle samt Wahrscheinlichkeiten („mit einer Wahrscheinlichkeit von 90% liegen wir bei x bis y“). Im Laufe des Projekts sollten Sie Messungen zu diesen KPIs durchführen und die getroffenen Abnahmen verifizieren – visualisieren Sie diese Werte im Business Case!
• Projekte schaffen Neues, es geht um die Zukunft. Daher wissen (!) Sie zu Beginn des Projekts nicht viel und Sie treffen Annahmen! Machen Sie daher klar, was Annahmen und deren Basis/Quellen sind.
• Treten Sie eine Schritt zurück und lassen Sie einen unvoreingenommenen Dritten Ihren Business Case prüfen. Ist dieser Person anhand Ihres Business Case klar, was durch das Projekt erreicht werden soll? Fordern Sie sie auf in eigenen Worten Ihr Projekt zu beschreiben. Damit wird Ihnen schnell klar, ob Sie das Ziel greifbar beschrieben haben.
• Die „let’s throw technology at it“-Falle: Häufig werden Projekte gestartet, die ein Problem lediglich durch Technologie adressieren, den Kern des Problems jedoch nicht erfassen und nicht lösen. Fragen Sie zumindest 3 mal nach dem „Warum“ für alle Ziel (Must, Should’s und Could’s) und entfernen Sie diesen (Tech-)Overhead, wenn damit das Problem nicht adressiert wird.
• Analysieren Sie Alternativen. Im Rahmen der Erstellung Ihres Business Case haben Sie sicher einige Alternativen durchdacht – und auch wieder verworfen. Stellen Sie diese Alternativen auch in Ihrem Business Case dar (Pro/Cons sowie Kosten/Vorteile) und beziehen Sie auch andere in Ihre Entscheidungen mit ein.

*) ausgenommen den beiden Pre- & PostProject Phasen. Ob die beiden allerdings zum Projekt selbst gehören, ist kontextbezogen... und auch Ansichtssache J