Und alles wird anders… - Change Management in der remoten & hybriden Welt

Sand im Getriebe: Hier (^[1]) einige Beispiele negativer Erfahrungen/Auswirkungen aus der Praxis aus den vergangenen beiden Jahren.

„Früher haben wir uns einfach kurz im Büro ausgetauscht, aber jetzt weiß ich nicht mehr, wie die Leute, v.a. die neuen, so drauf sind und tue mir total schwer, jemanden remote einfach mal so auf was anzusprechen.“

Change in der Arbeitswelt ist immer eine Herausforderung: an Teams, Management, die Organisation, jede/n Einzelne/n. Was, wenn dann zu inhaltlichen Veränderungsprozessen, z.B. neue Tools, neue Personen, neue Prozesse, Erweiterungen, Kürzungen, u.v.m., noch zusätzlich die Art zu Arbeiten verändert wird?

Was hilft Change Management?

„Die Unzufriedenheit steigt und ich habe den Eindruck, dass das nicht mal jemand wirklich mitbekommt. Oder es ist ihnen egal?“

Mit dem sog. Change Management (CM) gibt es mittlerweile starke Tools, um Veränderungsprozesse zu begleiten. Gutes CM hilft Widerstände und Leistungseinbußen zu reduzieren, die Veränderungen nachhaltiger zu verankert und schneller zu den gewünschten Erfolgen zu kommen^[2]. Benchmarkstudien zeigen, dass bereits geringes, aber aktives CM zu besseren Umsetzungsergebnissen führt und exzellentes CM mit 93% Erreichen oder sogar Übertreffen des Ziels als massiver Erfolgsfaktor betrachtet werden kann^[3].

„Diese neuen Prozesse sind nicht so einfach. Aber ich fühle mich, als ob ich die Einzige bin, die das nicht kapiert. Darum halte ich mich lieber ruhig.“

Die erfolgreiche Abwicklung eines Projekts liegt zumeist in der Verantwortung eines Projektmanagements, das ebenfalls den Herausforderungen einer veränderten hybriden oder remoten Arbeitsumgebung ausgesetzt ist (mehr hierzu ^4]). Auch hier stehen Inhalte, Prozesse und Stakeholder im Mittelpunkt, allerdings liegt im CM ein wesentlicher Fokus auf der Umsetzungsqualität für die Menschen^[5]. Die Rechnung ist einfach: Je besser, desto größer der Erfolg des Changeprozesses.

Aus den Augen, aus dem Sinn?

„Peter fällt für die nächsten Monate aus, er ist in eine schwere Erschöpfungsdepression (aka Burnout) geraten. Wir haben gar nicht mitbekommen, dass es ihm schlecht geht und hätten ihm doch was abnehmen können!“

Wenn wir also nicht mehr „auf Tuchfühlung“, also physisch in Kontakt mit unseren KollegInnen sind, ist das neben den inhaltlichen Herausforderungen eine zusätzliche Anforderung an den Change, die gewissenhaft begleitet werden sollte.

Remotes Arbeiten kann die Dinge anstrengender und den Austausch und die Kontaktaufnahme weniger spontan machen. Einchecken ist in einer persönlichen Umgebung viel einfacher, kann aber schnell vergessen werden, wenn man sich nicht mehr im Büro trifft.

Einige Kernfragen hier sind

• Was ist jetzt anders?
• Was sind die kritischen Bereiche?
• Fühlen sich unsere Teams engagiert und verbunden oder sickert Isolation ein?
• Wie bemerke ich wenn es jemand schlecht geht?
• Wie und in welchem Ausmaß inspirieren, motivieren, unterstützen oder leiten wir aus der Ferne?
• Was ist mit Small Talk, Brainstorming und einem allgemeinen Zugehörigkeitsgefühl?

„Wie kann es sein, dass so lange keiner gemerkt hat, dass Martin gar nichts umgesetzt hat?“

Wie funktioniert Change Management remote?

„Ich mag Home Office, aber dieser indirekte Kontakt mit dem Team hat uns schon voneinander distanziert. Man hat die anderen einfach nicht mehr so am Schirm wie beim gemeinsamen Arbeiten im Office.“

CM geht proaktiv von Problemen aus und wirkt wie ein Gleitmittel, dass ein Projekt gut läuft. Es gibt viel mehr oder weniger umfangreiche Ansätze dafür. Hier exemplarisch das erprobte Prosci ADKAR Model^[6], weil es einen guten und schnell umsetzbaren Rahmen darstellt, der auch Remote gut angepasst werden kann.

ADKAR remote^[7] 

Top-Tipps aus der Praxis

MitarbeiterInnen im Mittelpunkt

„Endlich kehrt wieder der Alltag wie vor Corona ein, aber bei uns kündigen so viele gute Leute und ich verstehe nicht warum?“

• Wohlbefinden in den Mittelpunkt rücken – Wissen, was für eine/n gerade am wichtigsten ist: geistig, körperlich, emotional und finanziell
• Freiheiten zulassen – Flexibilität bei Zeiteinteilung, Arbeitsgestaltung
• Virtuelle soziale Räume schaffen – Möglichkeiten und Strukturen für informellen Austausch auch online
• Entwicklungs- und Wachstumsmöglichkeiten bieten – Hilfe bei der Verwirklichung von Karrierezielen durch Weiterbildungsmöglichkeiten und Mentoring
• Mehrwert schaffen – Möglichkeiten und Inspiration über den eigenen Vorteil hinaus etwas Sinnvolles und Gutes für Dritte zu tun
• Onboarding erleichtern – auch remote kennenlernen und austauschen
  
  

Der Schlüssel ist KOMMUNIKATION

„Alles soll anders werden und wir haben kaum Infos, wie sie sich das vorstellen! Aber remote kann man ja auch nicht einfach mal so zufällig dem Abteilungsleiter in der Küche über den Weg laufen und vorsichtig nachfragen…“

^{Abbildung 1: Ziele SMART gestalten (Quelle: https://karrierebibel.de/smart-methode)}

• Klare Erwartungen setzen – Ziele, Aufgaben, Deadlines, etc. nach dem SMART-Prinzip (s. Abb. 1)
• Positive Feedbackkultur – Inhaltlicher Austausch und konstruktive Rückmeldung für Anerkennung und stetige Verbesserung und nicht zuletzt soziale Interaktion
• Kontinuierlich informieren – regelmäßige Updates statt Unsicherheit und Gerüchteküche
• Persönlich kennenlernen – von 1:1 bis hin zu großen Veranstaltungen
• Verbindung halten - Transparenz und Interaktion auf vielen Ebenen
• Sicherstellen, dass sich jeder gehört fühlt – statt abtauchen lassen
• Erfolge feiern – Anerkennung und gesehen werden
• Kommunikationsbarrieren abbauen – technische und soziale Stolpersteine identifizieren und verbessern
  
  

Weitere Tipps

• Mit gutem Beispiel vorangehen – Taten sind besser als Worte und je mehr sich beteiligen (besonders die Führungsebenen), desto besser wird eine Idee umgesetzt
• Auf digitale Tools setzen – Synchrone und asynchrone Kommunikation und Kollaboration (aber Vorsicht: neue Technologien gut erklären und KollegInnen nicht überladen)
• Freude und Leichtigkeit in den Vordergrund rücken – in und außerhalb der Arbeit durch kreative, gemeinsame Aktivitäten und Gamification (mehr hierzu ^[4])
  
  

Fazit

CM ist ein mächtiges Tool für eine erfolgreiche Umsetzung von Veränderung. Daher kann es gerade in dieser neuen, herausfordernden Situation eine spürbare Hilfe bieten, indem es den Fokus auf die Beteiligten und Prozesse lenkt, die Veränderung an sich zum Thema macht und dadurch analysiert und gemeistert werden kann. Auch nach zwei Jahren Erfahrung mit remotem und hybridem Arbeiten steckt hier viel Potential für Verbesserung, Klärung und bewusste Neugestaltung für mehr Motivation, starke innere Beziehungen und Teamwork und eine erfolgreiche Verwirklichung der Unternehmensziele.