Ohne Soft Skills ist alles nichts

Business Analyse

von Josef Falk

Wer sich in der Welt der IT bewegt hat den Begriff „Social Engineering“ sicherlich bereits gehört. Was verbirgt sich aber eigentlich dahinter?

Was muss ein Business Analyst können? – Nun, da gibt es einmal eine Reihe von Techniken, die man in den einschlägigen Publikation, wie zum Beispiel im „Business Analysis Body of Knowledge“ nachlesen kann.

 

Für jeden Tätigkeitsbereich innerhalb der Business Analyse stehen entsprechende Methoden und Vorgehensweisen zur Verfügung:

  • Der Business Analyst sollte verschiedene Erhebungstechniken kennen. Also, zum Beispiel, wie führt man Interviews? Was ist bei der Erstellung eines Fragebogens zu beachten? Welche Kreativitätstechniken gibt es und wie werden sie eingesetzt?
  • Er muss die verschiedenen Möglichkeiten kennen, wie man ein geplantes System modellieren kann. Hier ist insbesondere der De-facto-Standard der UML (Unified Modeling Language) zu nennen, mit deren Hilfe Datenmodelle, Abläufe, Status-Übergänge usw. dokumentiert werden können.
  • Weitere Techniken zielen darauf ab, die Arbeit des Business Analysten mess- und steuerbar zu machen, wie verschiedene Metriken und Key Performance Indicators (KPI) – auch darüber sollte der Business Analyst in den Grundzügen Bescheid wissen.
  • Auch ein gewisses Basis-Wissen in den IT-technischen Bereichen, wie Programmierung und Test sowie Kenntnis der entsprechenden Produkte, erleichtert die Arbeit des Business Analysten.
  • Und last but not least muss der Business Analyst zumindest auch ein Basiswissen in der Fachdomäne (also dem fachlichen Bereich) haben, in der er tätig ist.

Alle diese Techniken sind in zahlreichen Publikationen beschrieben und man kann sich deren Inhalte relativ einfach aneignen. Aber reicht das schon aus, ein guter Business Analyst zu sein? Ist Business Analyse die Anwendung von verschiedenen Techniken – oder braucht es doch mehr, um gute Lösungen zu initiieren – was ja das Ziel jedes Business Analysten ist? Nicht nur in der Business Analyse, sondern im gesamten Geschäftsleben, sind Fähigkeiten gefragt, die über das erlernbare Fachwissen hinausgehen und diese werden unter dem Begriff „Soft Skills“ zusammengefasst. Doch was ist darunter zu verstehen?

Ein kurzer Rundblick über verschiedene Publikationen zeigt, dass es keine eindeutige Definition dafür gibt. Während die oben genannten Kompetenzen für die Business Analyse berufstypische Qualifikationen beschreiben, betreffen die gefragten Soft Skills direkt die Persönlichkeit des Business Analysten.

Das „Moritz’sche Modell von Soft Skills“ teilt die Soft Skills in sechs Kategorien ein (Quelle: http://www. soft-skills.com/):

  • Soziale Kompetenz: die Fähigkeit, souverän, einfühlsam, fair und konstruktiv mit den Mitmenschen umgehen
  • Kommunikative Kompetenz: die Fähigkeit, konstruktiv, eff ektiv und bewusst zu kommunizieren
  • Personale Kompetenz: Qualifi kationen, die primär auf die eigene Person gerichtet sind
  • Führungskompetenz: sind insbesondere für Führungskräfte von Bedeutung
  • Umsetzungskompetenz: Fähigkeiten, die vor allem auf konkrete Aktivitäten bezogen sind
  • Mentale Kompetenz: Fähigkeiten, die primär mit Einstellungen, Haltungen, Glaubenssätzen und emotional-psychologischen Aspekten zu tun haben

Zu betonen ist, dass eine einzelne Fähigkeit gleichzeitig in mehreren der genannten Gruppen auftritt, so ist die Fähigkeit „Empathie“ sowohl eine soziale, eine kommunikative als auch eine personale Kompetenz. Was bedeutet das nun für die Business Analyse? Welche der Kompetenzen sind hier von Interesse? Nun, prinzipiell kann – je nach Konstellation, Situation und Aufgabenstellung – jede Ausprägung der verschiedenen Kompetenzen auch für den Business Analysten hilfreich oder nachteilig sein. Im Folgenden greife ich einige der Skills heraus und stelle ihre Bedeutung für die Business Analyse dar.

 

Empathie

Comic eidos.at - Empathie

In der Business Analyse haben wir es mit Menschen zu tun. Es gibt viele Personengruppen, die von einem Vorhaben betroffen sind. Das reicht vom Auftraggeber über das Projektmanagement, die verschiedenen Experten bis zu den künftigen Anwendern. Ein neu-deutsches Wort, mit dem wir diese Personen bezeichnen, die in irgendeiner Weise von dem Vorhaben betroffen sind, ist „Stakeholder“. Als Business Analysten sind wir auf diese Stakeholder angewiesen. Wir benötigen Informationen aus ihren Fachgebieten, wir entwickeln unsere Systeme für sie. Denn die Stakeholder müssen in Zukunft damit arbeiten und sie sind auf die Funktionsfähigkeit der Systeme angewiesen. Somit ist die Zusammenarbeit mit diesen Stakeholdern entscheidend für unseren Erfolg.

Business Analyse hat immer mit Veränderung zu tun. Und nicht jede Veränderung für jeden Stakeholder willkommen. Vielleicht ist ein Stakeholder ein Experte im abzulösenden Alt-System, der befürchtet, durch die Änderung diese besondere Position zu verlieren. Es ist also nicht selbstverständlich, dass jeder mit Begeisterung am neuen System arbeitet und gesteigertes Interesse daran hat, mit dem Business Analysten zusammenzuarbeiten. Hier kommen die Soft Skills des Business Analysten ins Spiel. Er muss sich in den jeweiligen Stakeholder hineinversetzen können – genau das bedeutet das Wort „Empathie“. Natürlich werden wir nicht jedem Stakeholder seine Befürchtungen nehmen können, die ja häufig auch objektiv berechtigt sein mögen. Aber das Wissen um die Motivation eines Stakeholders und ein individuelles Eingehen darauf, führt viel eher zum Ziel als ein Auftreten als polternder „Experte“, der sagt, wo’s langgeht.

 

Kreativität

Kreativität

Am Ende unserer Arbeit als Business Analyst muss der Entwurf eines neuen Systems stehen. Es ist ein Irrglaube, dass sich das neue System unmittelbar aus den erhobenen Anforderungen ergibt.

Das Motto „Lieber Stakeholder, sag‘ mir was du willst, ich schreib‘ das auf und das Ergebnis ist das neue System“ funktioniert nicht – oder liefert im besten Fall langweilige, uninspirierte Lösungen, die eine Kopie des Altsystems sind und nur marginale Verbesserungen bringen. Die Anforderungen sind das „Rohmaterial“, das vom Business Analysten zur Lösung verarbeitet wird. Das geschieht in einem Prozess, in den der Business Analyst seine Kreativität einbringt. Die Fähigkeit, neue Ideen zu entwickeln, und diese zu einer Lösung zu kombinieren, die die erhobenen Anforderungen erfüllt, ist eine der entscheidendsten Fähigkeiten eines Business Analysten.

Entscheidungsstärke

Entscheidungsstärke

Es ist richtig: Ob der Lösungsentwurf des Business Analysten angenommen wird, hängt von der Entscheidung anderer ab. Es gibt in jedem Vorhaben eine Stelle, die für die Abnahme zuständig ist, unabhängig davon, welche der Stakeholder tatsächlich „unterschreiben“ muss. In letzter Instanz, ist es immer der Auftraggeber, also derjenige, der das Geld zur Verfügung stellt, der entscheidet, ob eine Lösung zum Einsatz kommt. Dieser Tatsache ungeachtet, gehört es zum täglichen Job des Business Analysten, Entscheidungen zu treffen. Das beginnt bei trivialen Dingen („Wie benenne ich bestimmte geplante Funktionen?“, „Wie lange ist ein bestimmtes Attribut im Datenmodell?“) und setzt sich bei entscheidenderen Fragen fort.

Natürlich gibt es darüber hinaus kontroverse Fragen, die von weitreichender Bedeutung sind. Hier müssen von Beginn an die entscheidenden Stellen einbezogen werden. Es erfordert Fingerspitzengefühl des Business Analysten, zu unterscheiden, wann selbst entschieden werden kann und wann betroffene Stakeholder miteinzubeziehen sind. Es ist weder ökonomisch noch fachlich sinnvoll, für absolut jede Fragestellung einen Workshop einzuberufen, in dem der jeweilige Punkt intensiv diskutiert wird. Hier ist Entscheidungsstärke und der Mut, Entscheidungen zu treffen, gefragt. Natürlich besteht immer auch die Gefahr, dass eine derartige Entscheidung des Business Analysten später geändert wird. Dessen muss man sich bewusst sein und damit muss man leben. Die Alternative wäre schlimmer: Keine Entscheidungen zu treffen. Die Lösungsfindung würde beträchtlich in die Länge gezogen bzw. sogar überhaupt verhindert werden.

Durchsetzungskraft

Durchsetzungskraft

Diese Fähigkeit ist mit der Entscheidungsstärke eng verbunden. Was nutzen getroffene Entscheidungen, wenn man sie beim geringsten Gegenwind wieder über den Haufen wirft? Durchsetzungskraft darf jedoch nicht mit Sturheit verwechselt werden. Selbstverständlich müssen neu ermittelte Anforderungen berücksichtigt werden und selbstverständlich können diese auch getroffene Entscheidungen umstoßen. Diese Flexibilität sollte jederzeit gegeben sein.

Ein Business Analyst beschäftigt sich sehr intensiv mit einer Materie und trifft dadurch wohlüberlegte Entscheidungen. Dennoch treten häufig Situationen auf, in denen ein Stakeholder mehr aus einem Bauchgefühl heraus andere Lösungswege propagiert und somit die Entscheidungen des Business Analysten in Frage stellt. In diesem Fall kommt es auf die Durchsetzungskraft an, wie beide ihre Entscheidungen verteidigen. Im Idealfall hat der Business Analyst gute Argumente und eine noch bessere Dokumentation des gesamten Lösungskonzepts. Auch diplomatisches Geschick ist dabei von Vorteil. Vielleicht muss man einmal in einem minder bedeutenden Punkt nachgeben um das große Ganze zu retten. Ohne die notwendige Durchsetzungskraft würden die Entwürfe des Business Analysten immer wieder wie ein Kartenhaus in sich zusammenstürzen.

Selbstbewusstsein

Selbstbewusstsein

Die letzte der Kompetenzen, die wir behandeln wollen, ist das Selbstbewusstsein. Auch hier kommt es wieder auf die richtige Ausprägung an: Polterndes „Experten-Auftreten“, das keinen Raum für die Meinungen der Stakeholder lässt, ist fehl am Platz. Im Gegenteil: Der Business Analyst muss stark genug sein, sich auch zurücknehmen zu können. Das Ego des Business Analysten muss belastbar genug sein, um auch die guten Ideen anderer zu akzeptieren. Auf der anderen Seite müssen jedoch auch Lösungen, die nach ausreichender Analyse entstanden sind, mit Überzeugung vertreten werden, wie schon unter dem Stichwort „Durchsetzungskraft“ beschrieben.

Zusammenfassend möchte ich hervorheben, dass neben den erläuterten Soft Skills auch eine ganze Reihe weiterer Fähigkeiten notwendig sein können, die sich entscheidend auf den Erfolg des Business Analysten auswirken. Soft Skills alleine sind natürlich nicht ausreichend: Der Business Analyst muss über ausgeprägtes Methodenwissen verfügen. Er muss diverse Präsentationstechniken anwenden können. Ein Business Analyst weiß auch ob der Erstellung der verschiedenen Modelle. Wenn allerdings die Soft Skills nicht vorhanden sind, wenn der Business Analyst keinen Draht zu den Stakeholdern hat, wenn er keine gute Lösung findet oder diese nicht vertreten kann – dann nutzen auch die so genannten Hard Skills recht wenig. Ohne Soft Skills ist alles nichts!

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SEQIS Autor Josef Falk

Josef Falk

Senior Consultant
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