Ohne Soft Skills ist alles nichts

In der Business Analyse haben wir es mit Menschen zu tun. Es gibt viele Personengruppen, die von einem Vorhaben betroffen sind. Das reicht vom Auftraggeber über das Projektmanagement, die verschiedenen Experten bis zu den künftigen Anwendern. Ein neu-deutsches Wort, mit dem wir diese Personen bezeichnen, die in irgendeiner Weise von dem Vorhaben betroffen sind, ist „Stakeholder“. Als Business Analysten sind wir auf diese Stakeholder angewiesen. Wir benötigen Informationen aus ihren Fachgebieten, wir entwickeln unsere Systeme für sie. Denn die Stakeholder müssen in Zukunft damit arbeiten und sie sind auf die Funktionsfähigkeit der Systeme angewiesen. Somit ist die Zusammenarbeit mit diesen Stakeholdern entscheidend für unseren Erfolg.

Business Analyse hat immer mit Veränderung zu tun. Und nicht jede Veränderung für jeden Stakeholder willkommen. Vielleicht ist ein Stakeholder ein Experte im abzulösenden Alt-System, der befürchtet, durch die Änderung diese besondere Position zu verlieren. Es ist also nicht selbstverständlich, dass jeder mit Begeisterung am neuen System arbeitet und gesteigertes Interesse daran hat, mit dem Business Analysten zusammenzuarbeiten. Hier kommen die Soft Skills des Business Analysten ins Spiel. Er muss sich in den jeweiligen Stakeholder hineinversetzen können – genau das bedeutet das Wort „Empathie“. Natürlich werden wir nicht jedem Stakeholder seine Befürchtungen nehmen können, die ja häufig auch objektiv berechtigt sein mögen. Aber das Wissen um die Motivation eines Stakeholders und ein individuelles Eingehen darauf, führt viel eher zum Ziel als ein Auftreten als polternder „Experte“, der sagt, wo’s langgeht.

Am Ende unserer Arbeit als Business Analyst muss der Entwurf eines neuen Systems stehen. Es ist ein Irrglaube, dass sich das neue System unmittelbar aus den erhobenen Anforderungen ergibt.

Das Motto „Lieber Stakeholder, sag‘ mir was du willst, ich schreib‘ das auf und das Ergebnis ist das neue System“ funktioniert nicht – oder liefert im besten Fall langweilige, uninspirierte Lösungen, die eine Kopie des Altsystems sind und nur marginale Verbesserungen bringen. Die Anforderungen sind das „Rohmaterial“, das vom Business Analysten zur Lösung verarbeitet wird. Das geschieht in einem Prozess, in den der Business Analyst seine Kreativität einbringt. Die Fähigkeit, neue Ideen zu entwickeln, und diese zu einer Lösung zu kombinieren, die die erhobenen Anforderungen erfüllt, ist eine der entscheidendsten Fähigkeiten eines Business Analysten.

Es ist richtig: Ob der Lösungsentwurf des Business Analysten angenommen wird, hängt von der Entscheidung anderer ab. Es gibt in jedem Vorhaben eine Stelle, die für die Abnahme zuständig ist, unabhängig davon, welche der Stakeholder tatsächlich „unterschreiben“ muss. In letzter Instanz, ist es immer der Auftraggeber, also derjenige, der das Geld zur Verfügung stellt, der entscheidet, ob eine Lösung zum Einsatz kommt. Dieser Tatsache ungeachtet, gehört es zum täglichen Job des Business Analysten, Entscheidungen zu treffen. Das beginnt bei trivialen Dingen („Wie benenne ich bestimmte geplante Funktionen?“, „Wie lange ist ein bestimmtes Attribut im Datenmodell?“) und setzt sich bei entscheidenderen Fragen fort.

Natürlich gibt es darüber hinaus kontroverse Fragen, die von weitreichender Bedeutung sind. Hier müssen von Beginn an die entscheidenden Stellen einbezogen werden. Es erfordert Fingerspitzengefühl des Business Analysten, zu unterscheiden, wann selbst entschieden werden kann und wann betroffene Stakeholder miteinzubeziehen sind. Es ist weder ökonomisch noch fachlich sinnvoll, für absolut jede Fragestellung einen Workshop einzuberufen, in dem der jeweilige Punkt intensiv diskutiert wird. Hier ist Entscheidungsstärke und der Mut, Entscheidungen zu treffen, gefragt. Natürlich besteht immer auch die Gefahr, dass eine derartige Entscheidung des Business Analysten später geändert wird. Dessen muss man sich bewusst sein und damit muss man leben. Die Alternative wäre schlimmer: Keine Entscheidungen zu treffen. Die Lösungsfindung würde beträchtlich in die Länge gezogen bzw. sogar überhaupt verhindert werden.

Diese Fähigkeit ist mit der Entscheidungsstärke eng verbunden. Was nutzen getroffene Entscheidungen, wenn man sie beim geringsten Gegenwind wieder über den Haufen wirft? Durchsetzungskraft darf jedoch nicht mit Sturheit verwechselt werden. Selbstverständlich müssen neu ermittelte Anforderungen berücksichtigt werden und selbstverständlich können diese auch getroffene Entscheidungen umstoßen. Diese Flexibilität sollte jederzeit gegeben sein.

Ein Business Analyst beschäftigt sich sehr intensiv mit einer Materie und trifft dadurch wohlüberlegte Entscheidungen. Dennoch treten häufig Situationen auf, in denen ein Stakeholder mehr aus einem Bauchgefühl heraus andere Lösungswege propagiert und somit die Entscheidungen des Business Analysten in Frage stellt. In diesem Fall kommt es auf die Durchsetzungskraft an, wie beide ihre Entscheidungen verteidigen. Im Idealfall hat der Business Analyst gute Argumente und eine noch bessere Dokumentation des gesamten Lösungskonzepts. Auch diplomatisches Geschick ist dabei von Vorteil. Vielleicht muss man einmal in einem minder bedeutenden Punkt nachgeben um das große Ganze zu retten. Ohne die notwendige Durchsetzungskraft würden die Entwürfe des Business Analysten immer wieder wie ein Kartenhaus in sich zusammenstürzen.

Die letzte der Kompetenzen, die wir behandeln wollen, ist das Selbstbewusstsein. Auch hier kommt es wieder auf die richtige Ausprägung an: Polterndes „Experten-Auftreten“, das keinen Raum für die Meinungen der Stakeholder lässt, ist fehl am Platz. Im Gegenteil: Der Business Analyst muss stark genug sein, sich auch zurücknehmen zu können. Das Ego des Business Analysten muss belastbar genug sein, um auch die guten Ideen anderer zu akzeptieren. Auf der anderen Seite müssen jedoch auch Lösungen, die nach ausreichender Analyse entstanden sind, mit Überzeugung vertreten werden, wie schon unter dem Stichwort „Durchsetzungskraft“ beschrieben.

Zusammenfassend möchte ich hervorheben, dass neben den erläuterten Soft Skills auch eine ganze Reihe weiterer Fähigkeiten notwendig sein können, die sich entscheidend auf den Erfolg des Business Analysten auswirken. Soft Skills alleine sind natürlich nicht ausreichend: Der Business Analyst muss über ausgeprägtes Methodenwissen verfügen. Er muss diverse Präsentationstechniken anwenden können. Ein Business Analyst weiß auch ob der Erstellung der verschiedenen Modelle. Wenn allerdings die Soft Skills nicht vorhanden sind, wenn der Business Analyst keinen Draht zu den Stakeholdern hat, wenn er keine gute Lösung findet oder diese nicht vertreten kann – dann nutzen auch die so genannten Hard Skills recht wenig. Ohne Soft Skills ist alles nichts!