Remote Meeting

Sicher, in Zeiten von Corona und Quarantäne ist es obligat, sich abzustimmen, ohne sich physisch nahe zu sein. Und ja, Meetings mit 1-2 m Abstand voneinander, ohne Körperkontakt und Fokus auf „Distanz“ funktionieren – aber die jeweilige Anreise exponiert doch alle TeilnehmerInnen bzw. schränken Unternehmen diese Reisen aktuell ein („travel ban“).

 Aber darüber hinaus gab es Ende 2019 mit der Bewegung um Greta Thunberg auch genug weitere Gründe, sich nicht zu treffen – alle mit dem wesentlichen Ziel die Umwelt zu schonen, Stichwort: Reduktion CO2 Ausstoß. Weitere Gründe für Remote Meetings? Overhead durch Anreisen reduzieren, global work ermöglichen, wenn notwendige personelle Ressourcen nicht vor Ort verfügbar sind, usw. .

Zusammengefasst: Es gibt viele gute Gründe, warum Remote Work notwendig ist. Folgend Empfehlungen aus der Praxis, wenn es um Remote Work, im Speziellen um Remote Meetings, geht.

Wir bei SEQIS – als Anbieter in der IT und Digitalisierungsbranche – setzen seit Jahren in unseren Projekten auf die Möglichkeiten remote zu arbeiten, insbesondere auch darauf Meetings in Form vom Videokonferenzen abzuhalten. Im Zusammenhang haben sich folgende Empfehlung und Spielregeln bei uns etabliert:

Reaktionsfähig und erreichbar sein

Es ist gut, wenn man während der Arbeitszeit, die man sich selbst eingeteilt hat, erreichbar ist. Dh. Telefon in unmittelbare Nähe, Chats & Email aktiv, usw.

Für Meetings bzw. für Zeiten, wo man ungestört und konzentriert arbeiten muss, sollte man diese "interrupts" allerdings deaktivieren. Das bedeutet auch z. B. das Handy "umzudrehen" (Display nach unten) oder ganz wegzulegen (außer, das Telefon selbst wird für das Meeting gebraucht). Untersuchungen zu folge schauen wir tgl. rd. 100 mal aufs Handy, d.h. ausreichend Potential für unnütze Ablenkung... .

Zeiten für Remote Work

... hier sind Kernzeiten für die wechselseitige (spontane) Erreichbarkeit wichtig. Gleichen Sie diese Zeiten ab - idealerweise finden Sie auch Kernzeiten, wo Meetings einfach zu machen sind (Stichwort: globale Verteilung der Arbeitszeiten).

Natürlich bedingt dies auch, dass die technische Infrastruktur gegeben ist. Probleme oder Herausforderungen sollten mit dem jeweiligen technischen Support des Unternehmens abgestimmt werden.

Erlaubte Orte für Remote Work

Definieren Sie auch bitte "erlaubte Orte" für Remote Work - irgendein Café um die Ecke oder dgl. bietet ggf. nicht ausreichend Sicherheit - sei es Blickschutz (hier könnten Blickschutzfilter am Laptop helfen), aber auch Netzwerkinfrastruktur. Es gilt, Unternehmens- und Kundendaten unter allen Umständen zu sichern!

Arbeitsplatz einrichten, Routinen fixieren

... ein separates Arbeitszimmer ist natürlich ein Hit - aber nicht immer gegeben. Wenn Sie keinen Extra-Raum dafür haben, kann man z. B. den Esstisch zum Schreibtisch umfunktionieren. Achten Sie jedenfalls auf:

• alles Unnötige vom Tisch entfernen
• Arbeitsplatzergonomie
  • alles 90-Grad: Oberschenkel zu Unterschenkel, Ober- zu Unterarme
  • Handflächen und Ellenbogen sind auf einer Ebene mit Tastatur und Maus
  • Füße: Fest am Boden, ggf. nutzen Sie auch einen Fusshocker
  • Entfernung vom Monitor: mind. 50 cm, nicht näher
• Check: Passt die Lichtqualität und auch die Arbeitshöhe; auf welchem Sessel sitzen Sie - passt das? Ggf. kann man sich auch ergonomische Sitzkissen für zuhause organisieren (→Sitzkissen)
• Routinen festlegen:
  • Jeden Tag zur gleichen Zeit anfangen (geplant, nicht trödeln und noch hier und da was anderes machen), und damit auch pünktlich aufhören
  • Kaffee und co schmecken auch am Schreibtisch recht gut
  • Planen Sie auch die Mittagspause fest ein - es ist auch zuhause notwendig, sich auszuruhen und wieder Energiereserven aufzufüllen (essen, Bildschirmpause, usw.)
  • ... am Arbeitsende ist Schluss mit der Arbeit: Richtig Abschalten dadurch unterstützen, dass der Esstisch wieder frei wird, oder zumindest der Monitor ausgeschalten und die Unterlagen auf einen Stapel gesammelt werden. In der Freizeit sollte uns nichts an die Arbeit erinnern
• Kaffeepause mit Kollegen machen - per Videokonferenz auch mal "die Tassen hoch" und sozial interagieren („Wie geht's?“, „Hast du gehört, dass ...“,)
• Bewegte Pausen machen: ... Bewegung ist im Homeoffice ebenfalls wichtig, ist aber auch oft neu und gehört nicht zur Routine. Ggf. kommt es einen auch etwas albern vor. Übungen dazu findet man für jeden Geschmack und angepasst auf die eigene physischen Möglichkeiten im Internet (Suche: „Arbeitsplatzergonomie bewegte Pausen“)

Spielregeln für Videokonferenzen und co

Videokonferenz-Services, wie Webex, GoToMeeting, Microsoft Teams aber auch eine Vielzahl kleinerer Anbieter wie https://8x8.vc sind am Markt. Generell sollten diese Services folgende Mindeststandards haben: Ausreichend viele Benutzer unterstützen, Chat, Screensharing und Wechsel auf die Screens der Teilnehmer, Mute, optionaler Audio Dial-in (mit Telefon) und Meeting Aufzeichnung.

Bei Videokonferenzen helfen folgende Punkte, damit das Meeting gut und brauchbar ist:

Vorbereitung

• Pünktlich Konferenz eröffnen, pünktlich einwählen, pünktlich beenden
• Ruhige Umgebung suchen
• Vorbereitung der Agenda - und vorher Lesen (durch die Teilnehmer)
• Alle: Bitte sorgen Sie auch für eine ordentliche Infrastruktur - ein Laptopmikrophone ersetzt kein Jabra! Ggf. auf Headset setzen
• Festlegen, wer der Moderator bzw. Facilitator ist; damit gibt es jemand, der Ablauf und Ziele des Meetings verantwortet
• Moderator: Test der Infrastruktur, spätestens 10-15 min vor dem Start der Konferenz und damit sicherstellen, dass das Videokonferenz-Service up-and-running ist; wenn der vorzubereitende Termin wirklich wichtig ist, empfiehlt sich im Kontext auch eine Alternative in der Hand zu haben. Nicht selten hatten in den letzten Tagen einzelne Anbieter, insbesondere auch Big Player, Performance Probleme, die sich massiv auf das Meeting ausgewirkt haben
• Teilnehmer: Es ist einfach waste, wenn alle warten müssen, bis die notwendig PlugIns und co am PC geladen sind. Bitte pünktlichen Start absichern

Darüber hinaus ist eine ausreichende Internetverbindung wichtig. Falls Sie zu wenig Bandbreite haben: Nutzen Sie den Audio Dial-In mit dem Telefon und vermeiden Sie jedenfalls Video-Sharing. Trotzdem, wenn irgendwie möglich: Nutzen Sie Screensharing - dies ist für die Synchronisierung der Teilnehmer und für einen effizienten Meetingverlauf wichtig.

Wenn ausreichend Bandbreite zur Verfügung steht: Dann bitte unbedingt alle Gesichter der Videokonferenz zeigen. Damit sind alle "am Ball" und echt eingebunden. Fordern Sie die Teilnehmer auf nahe bei der Kamera zu sein, damit man die Gesichter auch wirklich gut sieht - damit simuliert man ein physisches Meeting am Besten.

Generell sollten Sie auch diese Infrastruktur testen / üben: Nutzen Sie einfach eines Ihrer kommenden Meetings und testen Sie Infrastruktur, Ablauf, Technik und Regeln.

In der Videokonferenz

Idealerweise protokollieren Sie online: Vorausgesetzt, dies kann ausreichend rasch gemacht werden. Dokumentieren Sie jedenfalls auch pro Abschnitt vereinbarte ToDo's, wiederholen Sie diese auch am Ende des Meetings.

Wenn Videokonferenz, dann sollten alle Teilnehmer via Videokonferenz arbeiten - das bedeutet, dass sich jeder einwählt; damit stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer gleich behandelt werden. Das wird uU nicht immer funktionieren / praktikabel sein. Für diese Fälle bitte sicherstellen, dass alle im Gespräch eingebunden sind - und reden Sie bitte in Richtung Mikrophone.

Weitere Spielregeln:

• Stellen Sie das Mikrophone auf Mute, wenn Sie gerade nicht dran seid
• Fragen "Passt das für alle" sollten gedreht werden "Ist jemand dagegen?" - damit werden Pausen in der Kommunikation reduziert
• Videokonferenzen sind keine Multitasking Veranstaltungen: Beschäftigen Sie sich nicht mit anderen Dingen (Emails lesen und dgl.)
• Als Moderator
  • Klar durch die Agenda führen, Disziplin einfordern und immer wieder mal "alle" einbinden (damit niemand abtriftet), vielleicht auch Abstimmungen reihum machen und die einzelnen Teilnehmer konkret um Zustimmung & Feedback zu einzelne Punkte bitten. Dies kann auch durch entsprechende Polls gemacht werden um insbesondere bei größeren Gruppen Zeit zu sparen
  • Und zum Meetingstart kurz eine soziale Aufwärmphase (1-5 min) einplanen. Einfache Fragen zum Befinden, aber auch zu aktuellen Einflüssen auf das eigene Unternehmen/Arbeitsweise sind Standards, die man aus den physischen Treffen kennt und die auch hier wichtig sind
  • Next steps, ggf. nächste Termine fixieren
• Teilen Sie die jeweils relevanten Bildschirme - ein Bild sagt oft mehr wie tausend Worte; berücksichtigen Sie jedoch, dass selbst auf großen Displays mehr wie 3 Bildschirme im Detail selten ausreichend sichtbar sind
• Reduzieren Sie Satzlängen auf das nötige Maß - weniger ist mehr; gerade, wenn non-verbale Kommunikation reduziert ist, ist es schwer allen Inhalten zu folgen
  
  

Und hier noch zum Abschluss:

Weniger ist mehr - Online Konferenzen über 90 min sind schon problematisch und reduzieren mit Sicherheit die Produktivität.

Gerade, wenn man sich nicht sieht, sind ToDo-Tools, wie Jira und co ein Muss! Stellen Sie bitte auch sicher, dass ToDo's gelogged, aktualisiert und abgearbeitet werden.