Wie optimiert man den Output bei Remote Meetings?

Trotz der Menge an online Meetings, an denen wir alle jeden Tag teilnehmen, scheint es oft so, dass ein Teil der Anwesenden oft mit den Gedanken ganz woanders ist. Diese Meetings schaffen es nicht immer, die Konzentration der Teilnehmer:innen aufrecht zu halten. Mit ein wenig planerischem Aufwand und Kreativität lässt sich das zum Glück aber ändern.

„Könnt ihr mich hören?“, „Seht ihr mich?“,.... dass bei remote Meetings allerhand schiefgehen kann, haben wir schon alle erlebt. Die Lösung der technischen Probleme ist meist schnell getan. Wie aber schaffen wir es, unsere Kolleg:innen aktiv in das online Treffen einzubinden und das Beste aus der Zeit herauszuholen, die uns zur Verfügung steht? Kurz, knapp und knackig: Planung! Sehen wir uns das Folgende etwas ausführlicher an. 

Das remote Arbeiten ist inzwischen ein fester Bestandteil in unser aller Alltag. Wir sitzen im Homeoffice und treffen uns online mit unseren Kolleg:innen, oder wir sitzen im Office und arbeiten mit einem über den Globus verstreuten internationalen Team. Die Technik hat dies in den letzten Jahren möglich gemacht und uns viele neue Wege des online Treffens eröffnet. Die Umsetzung der remote Meetings allerdings, folgt eigenen Regeln und einer eigenen sozialen Dynamik.

Eine gemeinsame und kollegiale Basis zu schaffen, ist bei remote Meetings besonders wichtig. Dies, weil viel soziale Interaktion durch Homeoffice und remotes Arbeiten erschwert wird oder gar nicht erst stattfinden kann. Daher ist es besonders wichtig eurem Team oder den Kolleg:innen das Gefühl zu geben, dass sie alle nicht nur Zuseher:innen, sondern auch Teilnehmer:innen sind. Auf diese Weise werdet ihr produktivere Meetings erleben.

Meetingregeln

Damit ihr die gemeinsame Online-Zeit effektiv nutzen könnt, müsst ihr euch mit eurem Team zusammensetzen und Meetingregeln definieren, mit denen ihr euch alle wohlfühlt. Dabei ist es unerheblich wie detailliert ihr dabei vorgeht, Hauptsache ihr können mit diesen Regeln besser arbeiten. Diese können ganz klassisch sein, wie etwa, dass alle per Video dabei sind, sich alle rechtzeitig einwählen oder ihr einander aussprechen lasst. Allerdings können diese Meeting-Guidlines auch kreativer, persönlicher oder lustiger und auf euch abgestimmt sein. Zum Beispiel beendet jedes Meeting mit einem Witz, stoßt zu Beginn virtuell mit eurem Kaffee an oder macht zu Anfangs jeder 5 Hampelmannsprünge, um auch ein bisschen Bewegung zu bekommen (siehe auch folgende Ice Breaker). Auf diese Weise kann der Ablauf des Meetings durch diese Aktivierungsphase optimiert werden und ihr könnt dabei auch als Team zusammenwachsen.

^{Abbildung 1: (Quelle: unDraw)} 

Zeit und Fokus

Was bei allen Meetings gilt, gilt auch bei Online Meetings: Nehmt euch nicht zu viele Punkte vor. Versucht den Fokus so eng wie möglich zu halten und entsprechend die Meetingzeit so anzupassen, dass ihr mit eurem Inhalt zu einer bestmöglichen Lösung gelangt, ohne dabei den Rahmen zu sprengen. Überlegt euch hierzu genau, was ihr erreichen wollt und versucht alle Aspekte eurer Fragestellung vorab zu berücksichtigen. Erstellt euch hierzu einen Plan, in dem ihr den zeitlichen Ablauf und Schwerpunkt eures Meetings festhaltet und stellt ihn den Teilnehmer:innen vorab zur Verfügung. Auf diese Weise wissen alle Beteiligten Bescheid und können sich entsprechend vorbereiten, abhängig vom Meeting-Inhalt. Sei es ein reines Info-Meeting, ein Termin zur Entscheidungs- oder Ideenfindung, oder aber ein Meeting mit dem Fokus auf Socializing. Berücksichtigt die spezifischen Rahmenbedingungen und Ziele eures Termins bei eurer Vorbereitung.

Moderation

Aber auch die beste Planung vermeidet nicht, den Faden zu verlieren und vom Thema abzuschweifen. Dabei kann eine vorab berufene Moderation Abhilfe schaffen. Bittet eine der Teilnehmer:innen die Moderation zu übernehmen und auf die Einhaltung der Meetingregeln zu achten, sowie den Fokus im Auge zu behalten. Ihr könnt die Moderator:in auch mit der Dokumentation des Meetings beauftragen. In größeren und umfangreicheren Sessions empfiehlt es sich allerdings diese Aufgaben an zwei Personen zu übergeben, damit diese potentiell nicht überlastet werden.

Ice Breaker

Gerade in remoten Meetings kommt der soziale Aspekt oft zu kurz. Die Zeit vorab, mit den Kolleg:innen bei der Kaffeemaschine oder am Gang zu plaudern fällt weg und unsere Meetings sind rein fachlich orientiert. Das mag zwar auf kurze Zeit zielführend sein, aber auf länger Sicht hat das nachteilige Auswirkungen auf die Zusammenarbeit im Team und die Arbeitsatmosphäre. Daher empfehle ich zu Beginn eines jeden online Meetings einen Ice Breaker einzubauen. Sei es eine lustige Anekdote oder ein kurzes persönlicheres Gespräch mit den Kolleg:innen. Auf diese Weise fühlen sich die Teilnehmer:innen auch emotionaler verbunden, auch wenn sie physikalisch nur vor einer Maschine sitzen. Die mentale Nähe zu euren Kolleg:innen aufrechtzuerhalten oder diese herzustellen ist online oft nicht ganz so einfach realisierbar. Ihr könntet euer Meeting daher auch mit einer Frage in die Runde starten. „Was ist euer Lieblingspartysong?“ wäre ein Beispiel. Auf diese Weise gibt jeder etwas von sich Preis und ihr lernt eure Kolleg:innen auf einer persönlichen Ebene besser kennen. Ihr könnt auch ein regelmäßiges Socializing Jour Fix mit eurem Team planen, eine Zeit in der ihr euch, wie im Café unterhaltet und alle Themen erlaubt sind. So stärkt ihr die persönliche Bindung zueinander und davon wird auch eure Zusammenarbeit profitieren. Um die Team-Nähe weiter zu fördern, kann ein Contest helfen. Schreibt einen Preis für das beste Homeoffice-Bild, das originellste Faschingskostüm im Homeoffice oder das leckerste nebenbei gekochte Mittagessen. Das ist ein weiterer Weg, um eure Kolleg:innen besser kennenzulernen und so gebt ihr euch gegenseitig einen Einblick in euer Leben, sofern ihr das wollt.

^{Abbildung 2: (Quelle: unDraw)}

Holt die Leute ab

Für den Einstieg in euer Meeting empfiehlt es sich, das Ziel, also den Fokus, noch einmal genau zu beschreiben und damit sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden dasselbe Verständnis der Thematik haben. Es ist auch gut noch mal zu erwähnen, um welche Art von Meeting es sich handelt, denn in einem Entscheidungsmeeting wird es keinen Platz für Ideenfindungen und Brainstormings geben. Auf diese Weise könnt ihr gewährleisten, dass alle dieselbe Ausgangsbasis haben und grundlegende Fragen dazu auch im Vorfeld behandeln. Natürlich kommen im Rahmen solcher Meetings immer wieder Themen auf, die man vorher gar nicht auf dem Schirm hatte. Diese Blindspots am besten notieren und für sie eine eigene Timebox veranschlagen.

Tools für eine aktive Session

Nutzt Tools, die euch das Meetingleben vereinfachen und die Teilnehmenden zur Mitarbeit anregen. Im Homeoffice alleine vor dem Computer zu sitzen und Kolleg:innen bei Diskussionen zuzuhören, kann auf die Dauer die Konzentration und die allgemeine Stimmung schon sehr in Anspruch nehmen. Wohingegen aktivere Mitarbeit der Teilnehmer:innen mehrere Benefits liefert. Zum einen stellt ihr auf diese Weise sicher, dass die Personen noch aktiv zuhören und ihr sie nicht verloren habt. Zum anderen fühlen sie sich selbst eingebunden und als Teil des Prozesses, statt lediglich als Zaungäste. Tools wie Microsoft Whiteboard, Miro, gemeinsam genutzte Confluence Seiten oder gemeinsame Google Docs können euch hier von großem Nutzen sein. Ebenso können spielerische Ansätze (Gamification) Leben in euer Meeting bringen. Zum Beispiel online Abstimmungstools zu bestimmten Inhalten, Frage-Antwort Spiele mit Punktevergabe oder ihr veranstaltet einen Wettbewerb für den besten virtuellen Hintergrund (dieser muss aber schon im Vorfeld eingestellt werden). Seid kreativ und berücksichtigt dabei auch immer die wahrscheinlichen Präferenzen eures Zielpublikums sowie die Thematik eures Meetings.

^{Abbildung 3: (Quelle: unDraw)} 

Zusammenfassen und Follow-Up absichern

Wenn ihr schließlich ein zufriedenstellendes Ende eures Meetings erreicht habt, eure Problemstellung gelöst, eure Aufgaben verteilt sind, dann haltet diesen Output unbedingt auch schriftlich fest. Worauf ihr euch geeinigt und verständigt habt, sollte auch in einigen Wochen noch klar ersichtlich und für jede Person klar verständlich und nachvollziehbar sein. Fast alles noch einmal zusammen, um mit der Gewissheit abzuschließen, dass ihr alle mit dem Ergebnis zufrieden seid. Dieser Wrap-Up zum Schluss hilft allen Beteiligten, das Meeting noch einmal durchzugehen und so die wichtigsten Aspekte zu verinnerlichen. Gegebenenfalls auch, um weitere Aufgaben und deren Verantwortliche festzulegen. 

Mein Fazit, wie anfangs erwähnt, Planung ist die mehr als nur die halbe Miete. Mit ein paar gezielten Kniffen können wir unsere remoten Meetings so gestalten, dass wir davon den bestmöglichen Nutzen haben und gleichzeitig auch eine kollegial wertvolle Zeit mit unserem Team verbringen können. Ob wir nun in einem gemeinsamen Dokument arbeiten, oder Brainstorming an einem virtuellen Whiteboard machen ist egal, solange es für unser Team das richtige ist und funktioniert. Vermutlich wird sich nicht sofort alles ideal ergeben, und das beste Tool zur Hand sein. Aber wenn wir nicht aufhören, regelmäßig Neues auszuprobieren, dann werden wir früher oder später ein Repertoire an „Meeting-Hacks“ zur Hand haben, aus denen wir flexibel schöpfen können, um aus jedem remote Meeting das bestmögliche herauszuholen.