Wie verändert künstliche Intelligenz das Projektmanagement

von Andreas Steiner

Es war einmal…

Das Automatisieren von Aufgaben ist uns Menschen schon immer ein Bedürfnis gewesen. Es gibt Aufzeichnungen aus dem 1. Jahrhundert n. Chr, welche den vermutlich ersten Automaten zeigen. Dieser Automat wurde vom Mathematiker und Ingenieur Heron aus Ägypten entwickelt und hatte die Aufgabe Wein sowie Milch auszugeben.

Im 17. Jahrhundert nahm die Automatisierung immer mehr Fahrt auf. Im Jahr 1745 erfand ein englischer Schmied (Edmund Lee) eine Vorrichtung zur Automatisierung, mit der sich Windmühlen selbstständig in den Wind drehen. Mit der Erfindung der ersten dampfkraftgetriebenen Webmaschine Ende des 18. Jahrhunderts wurde die Textilherstellung revolutioniert und trieb die industrielle Revolution immer weiter voran. Zum ersten Mal sprach man von „Entwertung von Kompetenzen“ und die „Verdrängung der Menschen durch Maschinen“. Durch die Entdeckung von Strom wurde diese Entwicklung noch weiter vorangetrieben und hört bis heute nicht auf. In der heutigen Zeit automatisieren wir nicht nur die Produktion, sondern auch andere Prozesse und Tätigkeiten. Autovervollständigung in Suchen, automatisierte Tests, Algorithmen zur Empfehlung von Musik oder Filmen, bis hin zum automatisierten Fahren. Mittlerweile sind wir in der Lage mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI), komplexe Tätigkeiten und Analysen zu automatisieren. So hält nun die KI Einzug ins Projektmanagement. 

Abbildung 1: Skizze eines Automaten, einer Wein und Milch spendenden Bacchus-Figur in einem Tempelchen. (Quelle: Wikipedia.com Hero of Alexandria (https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Hero_of_Alexandria,_Automata,_Venice,_Gr._516.jpg), „Hero of Alexandria, Automata, Venice, Gr. 516“, als gemeinfrei gekennzeichnet, Details auf Wikimedia Commons: https://commons.wikimedia.org/wiki/Template:PD-old)

Abbildung 1: Skizze eines Automaten, einer Wein und Milch spendenden Bacchus-Figur in einem Tempelchen. (Quelle: Wikipedia.com
Hero of Alexandria (https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Hero_of_Alexandria,_Automata,_Venice,_Gr._516.jpg), „Hero of Alexandria, Automata, Venice, Gr. 516“, als gemeinfrei gekennzeichnet, Details auf Wikimedia Commons: https://commons.wikimedia.org/wiki/Template:PD-old)

KI anstatt KO

Im Projektmanagement stoßen wir immer wieder auf dieselben Probleme, vor allem wenn das Projekt ein bestimmtes Maß an Komplexität erreicht hat. Nicht selten verzögert sich die Fertigstellung des Projekts aufgrund falsch abgeschätzter Aufwände. Die Erstellung von Statusberichten, Anpassung des Projektplans an Ressourcenverfügbarkeit und Ableiten von Projektverzögerungen nimmt viel Zeit in Anspruch, sodass andere wichtige Tätigkeiten auf der Strecke bleiben. Dies führt dazu das Projektpläne im Verlauf eines Projekts immer seltener, bis gar nicht mehr, aktualisiert werden. Zwar werden Planungsmethoden ständig verbessert, jedoch konnten die bestehenden Probleme durch diese kleinteiligen Verbesserungen nicht vollständig gelöst werden. Hierbei bieten Projektmanagement Tools mithilfe KI einen ersten Lösungsansatz um den Projektmanager in der Bewältigung seiner Aufgaben zu unterstützen.

KI ist ideal, um immer wiederkehrende Muster zu erkennen, Datensätze in kürzester Zeit zu analysieren und sich dementsprechend zu verhalten. So können lästige Routineaufgaben automatisiert, aber auch komplexe Situationen schnell analysiert und dem Projektmanager drohende Verzögerungen gemeldet werden, bevor diese überhaupt erst auftreten. Anhand der zugrunde liegenden Daten können Arbeitspakete erstellt und geschätzt werden.

So ergeben sich folgende Use Cases für den Einsatz von KI im Projektmanagement:

  • Übernahme repetitiver Arbeiten z.B. Automatische Meeting-Organisation und Aktivitätserinnerungen
  • Chatbots können eingesetzt werden, um Nachfragen zu klären und Statusberichte einzuholen
  • Im Projektcontrolling liefert KI automatisch Warnsignale bei potentiellem Budget oder Terminabweichungen
  • Als Entscheidungshilfe unterstützt KI ProjektmanagerInnen durch Datenanalyse und Visualisierung, um bessere Entscheidungen zu treffen
  • KI analysiert komplexe Datensätze und vereinfacht somit Wert- und Riskoanalyse

Das KO für die KI

Damit Sie KI-Tools vernünftig für sich arbeiten lassen können, ist die Datenqualität das A und O. Derzeitige Tools sind darauf angewiesen, dass zeitgerecht vollständige Daten vorhanden sind und diese auch, je nach Status, korrigiert werden. So gilt auch für KI im Projektmanagement das SISO-Prinzip (shit in, shit out), denn schlechte Datenqualität führt zu einer fehlerhaften Analyse, führt zu einer falschen Entscheidung… Denn selbst der beste Algorithmus wird bei einer unzureichenden Datenmenge und/oder -qualität keine sinnvollen Erkenntnisse liefern. 

Aber auch hier kann KI mit folgenden Punkten unterstützen:

  • Fehlende Datensätze könnten selbstständig durch Annahmen auf Basis der vorhandenen Daten ergänzt werden
  • Chatbots können Projektteams dazu auffordern, fehlende Daten zu ergänzen
  • Machine-Learning-Ansätze

Schlussendlich ist nur noch darauf hinzuweisen, dass KI keinesfalls das Allheilmittel für sämtliche Probleme im Projektmanagementalltag sein wird. Doch es ist der nächste Schritt in der Evolution des Projektmanagements und wird sich auf kurz oder lang zu einem weiteren Standard entwickeln.

Was bleibt

Viele Projektmanagement Tools wie JIRA/Confluence, Asana oder auch das frei verwendbare Trello, haben bereits KI-Features implementiert. In Zukunft werden diese Features immer stärker unterstützt werden, denn auf lange Sicht, wird sich das KI-gestützte Projektmanagement für den Großteil der Projekte durchsetzen. 

Gute ProjektmanagerInnen können mithilfe dieser Tools noch bessere Projekterfolge erzielen; und: KI wird sie garantiert nicht ersetzen! Durch die Etablierung von KI-Tools, werden andere Softskills wie Führung, Kommunikation, Empathie und Kollaboration mehr Aufmerksamkeit bekommen. So werden in Zukunft diese Fähigkeiten und somit auch Weiterbildungen in diesen Bereichen, für ein erfolgreiches Projektmanagement, immer wichtiger. 

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SEQIS Autor Andreas Steiner

Andreas Steiner
Consultant
Testautomation, Testdurchführung, Softwarequalitätssicherung, Requirements Engineering

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