Wirkung und Ergebnis: Optimieren im Remote Project Management

Remote Work ist mittlerweile in allen Unternehmen angekommen – und das wird sich wahrscheinlich in nächster Zeit nicht ändern; vielleicht ist Remote Work auch einfach gekommen, um zu bleiben... 

Welche Fallstricke Remote Work für uns Projektmanager:innen bereithält und mit welchen Methoden & Ansätzen Sie Ihr Remote Project Management optimieren können, wird im nachfolgenden Artikel behandelt.

Warum ist Remote Work so beliebt?

Egal welche Methoden Sie bei Ihrem Projektmanagement anlegen, ob agil oder eher traditionell: Folgende Vorteile sind durch Remote Work klar attestierbar: 

• Erhöhung der Produktivität aufgrund geringerer Ablenkung und Störungen, die insbesondere bei der Wissensarbeit gut nachvollziehbar ist
• Optimierung der Gesamtzeit, die sich für die Arbeit allein durch Wegfall von Wegzeiten ergibt
• Potentiell Einsparungen im Infrastrukturbereich, durch die Reduktion notwendiger Arbeitsplätze
• uvm.

Neben den Vorteilen kommen mit Remote Projektmanager (kurz: RPM) Work auch eine Reihe von Herausforderungen in unsere Projekte, die wir als Projektmanager:innen am besten proaktiv adressieren müssen. Insbesondere dort, wo es um team- und abteilungsübergreifende remote Zusammenarbeit geht: Neben den vielen spezifischen Abstimmungen und Gewichtungen von Prioritäten und potentiellen Anforderungen der einzelnen „Arbeitseinheiten“, die ja bereits im Onsite Kontext nicht trivial sind, kommt durch Remote Work zumindest noch eine weitere Dimension dazu.

Welche Punkte sollten Sie unbedingt beachten, damit Remote Projektmanagement so richtig gut läuft?

Klar ist RPM mit einer Vielzahl von logistischen Herausforderungen konfrontiert, die sich durch unterschiedliche Standorte z.B. im Bereich der Uhrzeiten ergeben können. Auch klar ist, dass die Remote Kommunikation, nicht sprachlich (dies könnte durch einen gemeinsamen Standard wie Englisch oft einfach aligned werden), sondern vielmehr durch die zahlreichen Kommunikationsmöglichkeiten (E-Mail, Chat, Videokonferenzen, Wiki-Systeme, uvm.) und der damit verbundenen schwierigen Aufgabe, den Überblick zu bewahren einhergeht. 

Zusammengefasst lösen diese Herausforderungen z.B. Collaborationtools, die Kalender anbieten. Oder vorgegebene Standards (z.B. Englisch als Projektsprache) und ein „weniger ist mehr“ bei dem zu verwendenden Kommunikationsmittel helfen hier oft schon ausreichend. 

Offen bleiben dann noch Fragen zum Controlling und zur Projektkultur – wie diese erhalten bzw. erst mal etablieren?

Das Richtige richtig tun

RPM ist sicherlich im heutigen Umfeld das Richtige – durch eine diesbezügliche Offenheit, haben wir einen Zugang zu talentierten Arbeitskräften, die man mit einem reinem Onsite & 9:5 -Setting nie erreichen würde. Neben der prinzipiellen Skalierung kommen dann oft noch Innovationen durch diese Kolleg:innen ins Projekt – wir köcheln ja nicht mehr im eigenen Saft, sondern haben unsere Fangnetze entsprechend weiter ausgeworfen.

Herausforderungen

Remote Junioren aufgleisen
Nicht alle Kolleg:innen sind mit Remote Work vertraut.
Bitte stellen Sie sicher, dass im Rahmen des Onboardings Standards geschult und vereinbart werden

Reibungsverluste durch Remote Work vermeiden
Wenn es kreativ wird, sind Videosessions oft weniger effizient. Ja, es gibt z.B. Online Design Thinking Workshops, hier ist aber eher mit Reibungsverlusten zu rechnen. Es ist einfacher gemeinsam kreativ zu sein, wenn sich alle im gleichen Raum, der gleichen Umgebung, usw. befinden. Wahrscheinlich gibt es eine Vielzahl weiterer Beispiele, wo ein Remote Setup nicht ideal ist und zu Reibungsverlusten und Ineffizienzen führt. 
Stellen Sie für diese Bereiche – wenn möglich – sicher, dass auch Onsite gearbeitet werden kann und wird. Gleichermaßen sind Reibungsverluste durch z.B. zu heterogenen Arbeitszeiten zu adressieren. Legen Sie Standards fest, die hier ein Alignment absichern und rasche Reaktionszeiten in der Arbeit absichern

PMs als Leuchtturm
Remote Work ist neu und Orientierung ist, wie bei allem Neuem, notwendig. 
„Eat your own dogfood“ und stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Arbeitsweise gute Beispiele für das neue Arbeiten sind

Vermeiden Sie die Hybrid Work-Falle
Stellen Sie sicher, dass Gruppen, die zusammenarbeiten sollen, dies auch so optimal wie möglich können. Es macht wenig Sinn, wenn manchen Personen dieser Gruppen ins Büro kommen, um dann erst recht wieder remote mit anderen Kolleg:innen zu arbeiten. 
Idealerweise schaffen Sie Synchronisierungspunkte, wo sich alle der jeweiligen Working Party treffen. Für kreative Sessions, zum Socialising, um die Projektkultur zu beleben… Ein diesbezüglich verschärfender Aspekt besteht oft durch den Umstand, dass das Projektbüro nicht optimal für Hybridwork ausgestattet ist (Stichwort: Haben Sie für alle On-site Kolleg:innen Rückzugsmöglichkeiten, um ungestört und um anderen nicht zu stören, an Videosessions teilnehmen können…?)

Feedback Kultur schärfen
Gerade bei der Remote Work trifft man sich nicht einfach so wie früher beim Café oder Mittagessen. Machen Sie sich klar, dass Ihre Projektmitarbeiter:innen durch Feedback Orientierung bekommen, sich weiter optimieren, … 
Sie sind gefordert, dies zu unterstützen! Dh. nehmen Sie sich bitte Zeit für ein persönliches Feedback, unterstützen Sie die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter:innen aktiv und geben Sie eine individuelle Rückmeldung zu deren Leistungen. Darüber hinaus ist Feedback auch keine Einbahnstraße – fordern Sie Ihre Mitarbeiter:innen dazu auf, Ideen einzubringen & (Verbesserungs-)Vorschläge zu machen

Transparenz im Projekt durch Digitalisierung
Bei gemeinsamer Onsite Work bekommen wir auch oft Punkte zu sehen, die nicht explizit vorbereitet sind, die „man einfach so mitbekommt“. Gleichermaßen unterstützen im Idealfall auch die eigene Körpersprache und nonverbale Kommunikation die eigene Wirkung. Bei Remote Work wird nur gezeigt, was geteilt wird. 
Machen Sie Essentials transparent, organisieren und strukturieren Sie Ihre Arbeit klar und übersichtlich, nutzen Sie (cloudbasierte) Tools, die Arbeiten, Ziele, Status und notwendige Informationen, die Arbeiten Ihrer Mitarbeiter:innen unterstützen und Klarheit zur Situation und zu den next steps bieten

Remote taugliches Socializing etablieren & Fairness im Projekt absichern
In Onsite Projekten ist es schon auch aufwändig, ein Teamgefühl und einen sozialen Umgang zu etablieren. Aber, wenn dies gelungen ist und man durch die Projekträume geht, die Mitarbeiter:innen einen anlächeln und vertrauensvoll auf uns PMs zugehen, dann wissen wir: Ja, das haben wir richtig gemacht! Und holen uns damit positives und verstärkendes Feedback. Beim Remote Work fallen diese Feedbacks weg oder sind durch die Technik der Videosessions weggefiltert. Wie kommen wir also zu solchen Streicheleinheiten – für uns und unsere Mitarbeiter:innen?
Etablieren Sie ein remote taugliches Socializing; dh. mal bewusst eine Videokonferenz zum Plaudern oder gemeinsam Wein verkosten einrichten und schon hat man erste Schritte in die richtige Richtung gesetzt. Aber Achtung, auch hier gilt: Einmal ist keinmal… Darüber hinaus ist es auch wichtig, dass alle Mitarbeiter:innen, ob remote, hybrid oder onsite arbeiten, gleich und fair behandelt werden. Dh. stellen Sie sicher, dass Ihre eigenen Wahrnehmungen und Erfahrungen mit Ihren direct reports im gleichen Umfang möglich ist. Auch, wenn man dadurch manchmal explizit aktiv werden muss und durch z.B. eigene (Remote) Abstimmungsrunde möglich ist

Zusammengefasst

^{Abbildung 1: Wirkung und Ergebnis: Optimierung im Remote Project Management (Quelle: SEQIS GmbH)}

Wie in obenstehender Grafik ersichtlich ist Erfolg und Optimierung im RPM durch eine Vielzahl von Aktivitäten erreichbar – manche verhindern Blocker, manche machen Booster erst so wirklich möglich. Wie auch immer: Holen Sie sich Ihre Optimierung! 

Im Zusammenhang verweise ich auch noch auf die hervorragende Zusammenstellung der Change Management – Patterns in dieser Ausgabe der Quality News. Jede/r Projektmanager:in, weiß wie wesentlich ein gemanagter Änderungsprozess ist. Melanie Gau hat im Kontext Essentials zum Remote Management aus der Praxis zusammengetragen, die auch für uns PM’s wichtig sind. Artikel