Wissensmanagement

Wissensmanagement und die Demokratisierung des Wissens

von Andreas Steiner

Ursprünge des Wissensmanagements

Genaugenommen ist Wissensmanagement bereits mehrere tausend Jahre alt. Die bekannteste Form ist die Enzyklopädie. Die älteste vollständig erhaltene Enzyklopädie reicht bis zum ersten Jahrhundert nach Christus zurück. Die Naturalis historia. Erst im 18. Jahrhundert hat sich aber die heutige Form des Nachschlagewerks entwickelt.

anonym (https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Naturalishistoria.jpg), „Naturalishistoria“, als gemeinfrei gekennzeichnet, Details auf Wikimedia Commons: https://commons.wikimedia.org/wiki/Template:PD-old

Der bekannteste deutschsprachige Vertreter ist wohl der Brockhaus (seit 1808). Seit den 1980er Jahren haben sich das Medium dafür immer weiterentwickelt. So entstand 1993, die weitbekannte CD-ROM von Microsoft, die Microsoft Encarta. Mit dem Internet hat sich die Demokratisierung des Wissens weiter gewandelt und so wurde 2001 Wikipedia ins Leben gerufen. Eigentlich als Nebenprojekt der Nupedia, welche im Gegensatz mit Fachartikeln von Experten befüllt wurde, von denen jeder Artikel einen eigenen Reviewprozess durchlaufen musste. Durch die hohen Kosten wurde die Nupedia aber nach wenigen Jahren eingestellt und die Artikel in die Wikipedia übernommen.

penubag (https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Wikipedia_logo_(svg).svg), „Wikipedia logo (svg)“, https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/legalcode

Wie schon oft berichtet, ist auch sehr viel Unwissen in Online-Enzyklopädien dokumentiert. Daher ist es ratsam, Quellenverweise zu überprüfen und das eigene Wissen weiter zu vertiefen. Da es aber auch viele Fachgebiete gibt, welche nicht abgedeckt werden können, haben sich unzählige Wikis und auch Communities für die unterschiedlichsten Themen-Bereiche entwickelt. Es ist nämlich nicht nur wichtig Wissen zu dokumentieren, auch der Austausch über Wissen muss ermöglicht werden. So gibt es mittlerweile unzählige Plattformen im Internet, um Wissen zu dokumentieren und auch auszutauschen. Beispielsweise die Plattform StackOverflow (https://stackoverflow.com/), welche einem Entwickler schnell Lösungen für Problemstellungen liefern kann aber genauso neue Problemstellungen diskutiert werden können, um eine passende Lösung für den spezifischen Anwendungsfall zu liefern.

Auch heute gilt noch, das Rad muss nicht immer neu erfunden werden. Natürlich ist aber eine gewisse Kompetenz notwendig, die beste Lösung zu finden und diese auch zu bestätigen.

Wissensmanagement in Unternehmen hat seinen Ursprung erst in den 60er Jahren und wird bis heute weiterentwickelt. Bestimmt haben Sie in Ihrem Unternehmen mindestens eine Software-Lösung, vermutlich mehrere, zur Dokumentierung von Wissen. Wozu braucht man Wissensmanagement eigentlich?

Wissensmanagement hilft uns dabei zu wissen, was wir wissen!

Jede/r Mitarbeiter/in in Ihrem Unternehmen, verfügt über Wissen, welches geteilt werden kann – und eigentlich auch sollte. Dieses Experten- und Fachwissen befindet sich oft nur in den Köpfen der Mitarbeiter und wird an neue Kollegen in Form von Einschulungen weitergegeben. Steht man nun vor einem Problem und fragt nach, passiert es allzu oft, dass man an einen Mitarbeiter weitergeleitet wird. Dieser schickt einem zu dem Nächsten, bis man im schlimmsten Fall eine Runde gedreht hat und so weit ist wie zuvor. Da wäre es doch gut, eine Plattform zu haben, bei der vorhandenes Wissen im Unternehmen dokumentiert wird und eingesehen werden kann. Das hilft dabei, effizient Lösungen für bekannte Problemstellungen zu finden aber genauso Lücken zu finden, welche man über externes Expertenwissen füllen kann, um auch weiterhin wettbewerbsfähig und erfolgreich zu bleiben.

Wissen ist das einzige Gut, das sich vermehrt, wenn man es teilt!

In der Praxis gibt es aber einige Stolpersteine, welche einer erfolgreichen Umsetzung im Weg stehen. Immer wieder trifft man noch auf die Einstellung „Wissen ist Macht!“. Doch muss man Wissen auch einzusetzen wissen, ansonsten ist es eher nutzlos. Teilt man sein Wissen und erhaltet dafür das Wissen von anderen und kann dieses auch einsetzen, führt das unausweichlich zu Erfolg.

Wissen ist das einzige Gut, das sich vermehrt, wenn man es teilt!

Im Gegensatz zu „Wissen ist Macht!“ hat es sich aber viel mehr herausgestellt, dass Wissen eher aus dem Grund nicht geteilt wird, weil man selbst gar nicht erkennt, wie wertvoll das eigene Wissen ist. Schafft man eine Umgebung, in der man sich aktiv über Wissen austauschen kann und bekommt Rückmeldung, dass das Wissen auch hilfreich war, sind wir Menschen viel mehr daran interessiert es zu teilen.

Oft fehlt es auch an Transparenz über die Expertisen anderer. Man weiß gar nicht, wer einem bei einer Problemstellung helfen kann und scheut dadurch die Fragestellung. Ein weiteres Hindernis ist die Zeitknappheit, denn zur Dokumentation von Wissen braucht man nun mal Zeit und die haben wir heutzutage so sehr komprimiert, dass man auf die Dokumentation lieber verzichtet.

Datenschutz und Sicherheit sind bei firmeninternen Wissensmanagement-Lösungen auch nicht zu vernachlässigen. In der digitalen Welt kann Wissen sehr leicht gestohlen werden. Das ist vor allem bei geheimen Informationen relevant. Schützen Sie geheime und persönliche Daten vor Dritten. Und gehen Sie nach dem Minimumprinzip: Bieten Sie nur so viel Information wie nötig und stellen Sie nur bereit, was für die spezifische Lösungsfindung notwendig ist.

Lösungsansätze

Wenn Sie eine neue Wissensmanagement-Lösung einführen möchten, gilt es folgende Punkte zu beachten:

  • Beziehen Sie die User in die Auswahl der Wissensmanagement Lösung mit ein. Sie müssen das was gesucht wird, leicht finden und auch ihr Wissen einfach teilen können

  • Achten Sie darauf, dass Probleme, Wissen und Lösungen diskutiert werden können. Schaffen Sie eine Plattform in dem Wissen nicht nur dokumentiert, sondern auch aktiv ausgetauscht werden kann. Beispielsweise mithilfe eines Forums, Kommentarfunktionen oder auch Blog-Einträgen

  • Oft werden Informationen auf dem eigenen PC, in eigenen Ordnerstrukturen, über das Mailing-Programm und auch Einzeldokumenten abgesichert. Dieses soll am besten aber in der Wissensmanagement-Lösung landen. Daher stellen Sie eine Möglichkeit zur Verfügung, direkt in der Wissensmanagement-Lösung diese Dateien zu verwalten. Je nach Kontext kann das sogar automatisiert über ein Pull-Prinzip geschehen: Im User-Support könnten so Mailverläufe anonymisiert und automatisch hochgeladen werden, um in Zukunft ähnliche Problemstellungen schneller lösen zu können. Oder abgelegte Daten in einem bestimmten Ordnersystem werden laufend mit dem Wissensmanagement abgeglichen, um jeden Mitarbeiter im Projekt Zugriff zu gewähren.

  • Bieten Sie die Möglichkeit einer individuellen Seite für jede/n Mitarbeiter/in zur Selbstvorstellung. Hier können Skills, Expertisen, Tätigkeiten und ähnliches dokumentiert werden. Ähnlich wie bei einem sozialen Netzwerk hat jede/r ein persönliches Profil, das selbst gestaltet werden kann und informiert, welche Informationen essenziell sind

  • Ermöglichen Sie die Bewertung von Wissen nach unterschiedlichen Kriterien, um eine schnelle erfolgreiche Suche zu ermöglichen

  • Verwenden Sie das Minimumprinzip, um einen sicheren Umgang mit den Daten zu gewährleisten

  • Unabhängig von der Wissensmanagement-Lösung, gilt es die Einstellung der Mitarbeiter zu individuellem Wissen zu verbessern und die Zusammenarbeit zu fördern. Ermöglichen Sie Lessons Learned-Meetings, das Gründen von Communities-of-Practise, welche sich regelmäßig austauschen und sich zur Steigerung der Wissensqualität austauschen

Abbildung: Folgen und Risiken von Zugriffsberechtigungen

Haben Sie eine Wissensmanagement-Lösung eingeführt, holen Sie sich regelmäßig Feedback von den Usern, um festzustellen, ob wichtige Funktionen fehlen oder es überflüssige Funktionen gibt („Continuous Improvement“). Schnell läuft man Gefahr, dass das Wissen zwar initial gut aufbereitet ist, aber nicht mehr erweitert oder verbessert wird.

Quellen und weiterführende Informationen:

https://www.youtube.com/watch?v=LfcfA4xwVrQ (Wegweiser für ein erfolgreiches Wissensmanagement/ Experience Map – von Interculture TV)

https://www.youtube.com/watch?v=aSBPvLO_yqI (Webinar – Wissensmanagement - oft versucht, oft gescheitert! | Samhammer AG)

https://www.innolytics.de/was-ist-wissensmanagement/

https://www.deutschlandfunk.de/die-demokratisierung-des-wissens.724.de.html?dram:article_id=100074

https://www.re-systems.com/allgemein/essenziell-das-need-to-know-prinzip/

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SEQIS Autor Andreas Steiner

Andreas Steiner
Consultant
Testautomation, Testdurchführung, Softwarequalitätssicherung, Requirements Engineering

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